Foreningsarbejdet i Gråsten blev meget lettere med et digitalt medlemssystem

Det er kun ét tryk på en knap, så er kontingentet sendt ud til alle foreningens medlemmer. Systemet fortæller selv, når et medlem skal have fornyet sin SKV – og linker direkte til de blanketter der skal bruges. Lagerstyringen af aktiviteter og ammunitionsforbrug sker automatisk. Skytterne kan selv logge ind og holde øje med deres resultater.

Og så kan hele bestyrelsen bruge systemet, så de kan hjælpe og aflaste hinanden.

I Gråsten Skytteforening gik de så småt over til et digitalt medlemssystem i 2020. De startede med enkelte dele –kassefunktionen, så den daglige administration af skytternes skydning og patronforbrug blev digital, ligesom skytterne fik muligheden for at købe klippekort. Siden har de udvidet med én funktion ad gangen, når der var overskud til at lære lidt mere. I dag mangler de bare selve regnskabet og kunne de slet ikke forestille sig at gå tilbage.

Det fortæller formand Ivar Clausen, som selv er 75 år – og gerne indrømmer at det er en skytteforening, hvor de fleste medlemmer er blevet lidt grå i toppen.

”Vi havde brug for en ny hjemmeside og fik noget gratis kommunikationshjælp fra DGI. Her fik vi anbefalet et digitalt medlemssystem. Og helt ærligt, vi kunne ikke lige se, hvad det skulle gøre for os. Vi var jo vant til at klare opgaverne. Men jeg må indrømme, at det har lettet meget for os. Nu er alt det administrative ét sted og systemet gør meget arbejde for os. For kort tid siden talte jeg med vores kasserer, hvor vi blev enige om, at vi i hvert fald ikke længere kan tænke os at gå tilbage,” griner Ivar Clausen.

Systemet gør meget af arbejdet

Medlemmernes oplysninger er skrevet ind i systemet. Så alder, SKV-status og sådan noget er inde i systemet. Når der skal sendes kontingent ud, ”ved” systemet helt præcist, hvem der tilhører hvilken alderskategori, og kontingenterne kan sendes ud til alle medlemmer med et enkelt klik – i modsætning til før, hvor kassereren skulle gennemgå dem alle manuelt. Det samme sker, når de skal sende besked ud til medlemmerne på et bestemt hold. Og med SKV.

”Jeg har godt hørt, at vi skulle være vågne i forbindelse med SKV6 her til juli, fordi mange havde fået tilladelserne for fem år siden, hvor de blev indført. Men allerede i starten af året, poppede de berørte medlemmer automatisk op i vores system med en melding om, at tilladelsen snart udløb – og et direkte link til de blanketter, der skulle udfyldes. Så fik vi klaret det, og behøvede ikke tænke mere over det,” fortæller Ivar Clausen.

Fik anbefalet systemet af nabo-foreningen

Da Gråsten Skytteforening gik med overvejelser om at skifte til et digitalt medlemssystem talte de med naboforeningerne. Her anbefalede Sønderborg Skyttekreds SKStyring, som en skytte i Nordjylland har udviklet. De var tilfredse med det, og så valgte Gråsten det samme.

”Det har været en god hjælp, at vi kunne sparre med både Sønderborg, som var lidt længere fremme end os, og med ham som står bag systemet. Vi var vist forening nr 8, som kom på og der er sket meget siden. Men generelt vil jeg anbefale, at man vælger et system, som nogle af naboforeningerne har, så man kan lære lidt af hinanden,” siger han. Og derudover anbefaler han, at man tager lidt ad gangen:

”Systemerne kan virkelig meget. Men for os har det været godt at tage lidt ad gangen, så vi ikke skulle lære det hele på én gang. Så har vi kunnet følge med,” siger han.