Organisation

Roller og opgavefordeling for bestyrelser i esportsforeninger

Ovenstående er et potentielt organisationsdiagram for en stor og fiktiv esportsforening. Det skal som ses som inspiration til, hvordan man kan organisere sig i mange forskellige grupperinger, arbejdsgrupper, etc. i foreningen. Dermed sagt er dette ikke nødvendigvis repræsentativt for, hvordan alle esportsforeninger vil/kan organisere sig.

På denne side finder du informationer, råd og vejledninger om følgende emner:

Bestyrelsens opgaver

Bestyrelsens beføjelser

Ansvar i bestyrelsen

Roller, I skal fordele

Roller, I kan fordele

Se efter udenfor bestyrelsen

Mål og opfølgninger

Generelt

Afhængig af foreningens størrelse, mission og vision, er der store forskel på, hvordan esportsforeninger i praksis drives.

Nogle foreninger har bestyrelser som består af 5-9 personer, med forskellige kompetencer og forskellige ansvarsområder. Andre foreninger har færre medlemmer i bestyrelsen, hvor flere må tage flere opgaver på sig.

Det vi kan se lykkes bedst er, når en bestyrelse består af 7 personer, som alle har deres præcise fokusområde med definerede opgaver og tydelige deadlines.

Bestyrelsen har helt overordnet ansvaret for den daglige drift af foreningen mellem to generalforsamlinger, herunder foreningens økonomi og forpligtelser overfor myndigheder og andre samarbejdspartnere.

Derudover har bestyrelsen til opgave at motivere, kommunikere, involvere, organisere og evaluere sammen med ansvarlige i udvalg, teams og andre aktive, så foreningen bliver kendt for noget godt og positivt.

Bestyrelsens opgaver

Generalforsamlingen er foreningens øverste myndighed.

Når forsamlingen vælger bestyrelsesmedlemmer, giver de samtidig bestyrelsen beføjelse til at handle på foreningens vegne imellem to generalforsamlinger - og med afsæt i de aktuelle vedtagelser.

Generelt er det bestyrelsens opgave at:

drive foreningen i tråd med dens vedtægter
føre tilsyn med foreningens aktiviteter
forvalte forenigens penge
fremlægge større beslutninger, specielt om økonomi og vedtægtændringer, for medlemmerne ved generalforsamlingen
give revisorerne alle de oplysninger, de har brug for til at vurdere foreningens regnskab

Til toppen

Bestyrelsens beføjelser

Det fremgår typisk af vedtægterne, hvor langt bestyrelsen kan gå i sine dispositioner. Det kan dog være vanskeligt i alle tilfælde at fastsætte konkrete grænser.

Generelt kan bestyrelsen indgå aftaler på foreningens vegne. Foreningen er bundet af aftaler, som bestyrelsen indgår inden for foreningens formål og aktiviteter.

Hvis bestyrelsen går uden for foreningens sædvanlige aktivitetsområde, er foreningen ikke bundet til at dække et eventuelt underskud.

Til Toppen

Bestyrelsens ansvar

Hele bestyrelsen er ansvarlig for den daglige drift, men ansvaret for økonomien ligger i første omgang hos den valgte kasserer.

Kassereren har i hverdagen det daglige ansvar for foreningens penge og andre aktiver og dermed pligt til at forvalte midlerne efter generalforsamlingens og bestyrelsens anvisninger.

Nogle beløb og beslutninger kan blive så store, at det ikke er hensigtsmæssigt, at det alene er kassereren, der kan handle på foreningens vegne.

Til sådanne situationer bør foreningen udforme nogle regler for, hvem der tegner foreningen. Det vil ofte være formand og kasserer.

Af tegningsreglerne bør det fremgå, hvad kassereren må og ikke må.

Til Toppen

Disse roller SKAL fordeles i bestyrelsen

Formand (M/K) Formanden er den øverste ansvarlige i foreningen. Vedkommende tegner formelt foreningen (sammen med kassereren), og er samtidig ofte den person, der udadtil repræsenterer foreningen.

Kasserer Kasserens hovedrolle i bestyrelsen er at varetage foreningens økonomi. Lave budgetter, fonds- og pulje ansøgninger, bogføring, kontering, fakturering, regnskaber og meget andet. Det kan betale sig at lade en erfaren bogholder have dette ansvar. En god måde at sikre korrekt økonomi i foreningen på.

Næstformand (M/K) Næstformandens formelle funktion er at være det bestyrelsesmedlem, der overtager formandsposten, hvis formanden skulle afgå i utide.

Til Toppen

Disse roller KAN I overveje

Sponsorer og partnerskabs-ansvarlig Den person i bestyrelsen, der har ansvar for at tegne nye sponsor & partnerskaber – samt holde disse partnere glade og tilfredse. En god måde at tiltrække økonomi til foreningen på.

Offentlig-ansvarlig Vedkommende er ansvarlig for kontakten med det offentlige. En person, der tager dialogen med den relevante kommune og region, for på den måde at sikre bedst mulige forhold for foreningen – og blive opmærksom på at anvende de mulige puljer, kasser, tilskud og fonde, disse stiller til rådighed. En god måde at tiltrække økonomi og sænke omkostningerne i foreningen på.

Forældre-ansvalirg Vedkommende har ansvar for at være i dialog med forældrene og være forældrenes kontaktperson. En stor forældre-involvering og engagement i foreningen, vil gøre en massiv forskel for foreningens kultur, styrke og bæredygtighed.

”Kriger”-ansvarlig En kriger er en ildsjæl, der knokler for foreningen. Trænere, holdledere, forældre, venner, bekendte, kærester og alle dem, der ulønnet stiller op når der skal trænes, tages på ture, laves fester, events, arrangeres overnatninger og så videre.

En god måde at sikre en god kultur på, som gør alle krigere glade og tilfredse og dermed bibeholder og øger antallet og trivslen hos de uundværlige frivillige krigere.

Marketing, sociale & streaming media og kommunikation-ansvarlig Den person i bestyrelsen, der har ansvar for alt marketing, sociale & streaming media og kommunikation.

Det er ikke nødvendigvis den samme person, der skal producere alt selv, men kan lede et lille team af frivillige krigere, som hver i sær kan få deres eget lille område af opgaverne: kontakt til medierne, hjemmeside, skrive artikler, tage billeder, optage video, lave logo, trøje design, nyhedsbreve, streaming lay overs, brochurer, PDFs, salgsmaterialer, opslag og brug af sociale og streaming media og meget andet.

Samarbejds-ansvarlig Den person i bestyrelsen, der har ansvar for samarbejder med eksempelvis efterskoler, folkeskoler, ungdomsuddannelser, social psykiatrien, andre organisationer som Ungdommens Røde Kors, Muskelsvindfonden og så videre.

Ved at have en ansvarlig, øger det antallet af samarbejder, der er med til at bringe økonomi til foreningen.

Træner-ansvarlig Vedkommende har ansvar for alle trænere – rekruttering af nye trænere / afskedigelse af nuværende trænere – samt uddannelse og dygtiggørelse af foreningens eksisterende trænere og instruktører.

At trænerne trives, føler sig værdsat og oplever at deres opgaver giver mening for dem, er nøglen til at foreningen ikke mister sine trænere til andre. Husk at dyrke dine trænere

IT-ansvarlig Den person i bestyrelsen, der har ansvar for alt it, hardware, software, opdateringer, leasing, indkøb, servere, switches, strøm, net og den slags.

Det er ikke nødvendigvis samme person der skal udføre alle opgaver. Ved at have en ansvarlig sikres optimalt indkøb, optimal virkning og oppetid på alle stationer og elementer.

Ture, arrangementer og events-ansvarlig Den person i bestyrelsen, der står for ture, arrangementer og events – både i foreningen som ud af huset. Flere trænere skal på uddannelse. Flere spillere skal til LANs, turneringer, mesterskaber, klub-ture, esportsrejser og så videre.

Det er altafgørende, at der er styr på forsikring, tidsplaner, programmer, transport, mad, drikke, logistik, og en der har det overordnede overblik over, hvad foreningens medlemmer skal deltage i – året ud og måske året efter.

Det betyder, at foreningen bliver meget fleksibel og kan tilbyde sine trænere, spillere og ledere – at deltage i mange attraktive og opløftende oplevelser sammen – og turene / oplevelser kan være en af de altafgørende faktorer for, at en spiller / træner er glad for den aktuelle forening.

Til Toppen

Se efter udenfor bestyrelsen

Det er ekstremt vigtigt, at bestyrelsen tager en beslutning om, hvilke ansvarsområder, der er relevante i deres tilfælde.

Derfra finder man de krigere, der vil og kan varetage områderne, hvis ingen i bestyrelsen har kompetencerne.

Det giver mere mening, at man finder en kriger, der for eksempel vil stå for at have ansvar for at alle trænere trives, fordi vedkommende har en dyb passion for dette – frem for at en i bestyrelsen ”påtager” sig opgaven, uden at have kompetencerne og ikke mindst lysten til dette.

Når bestyrelsen har optegnet de ansvarsområder og fået sat navn på de mennesker, der har ansvar for de forskellige områder, kan der arbejdes med mål og deadlines. Så hver ansvarlig kender de mål, de skal nå og de deadlines der følger med.

Til Toppen

Opfølgning på jeres mål

Træner-ansvarlig Afhold korte trivsels-møder med alle jeres trænere og find frem til svarene på: hvorfor er de trænere, hvad vil de gerne opnå de næste 12 måneder, og hvad har de brug for, for at opnå dette?

Sæt en deadline! Når svarene er indsamlet fra trænerne, laves der et kort oplæg som anviser, hvordan skal bestyrelsen støtter trænerne de næste 12 måneder, og hvilket budget, der eventuelt er brug for.

Offentlig-ansvarlig Afhold møder med relevante afdelinger i kommunen/regionen (kultur og fritid samt borgere / børn og unge) for at blive sikker på, at vi arbejder med alle de tilskud, kasser, puljer og fonde, vi kan.

Vær nysgerrig på, om der er særlige ordninger eller tilskud foreningen kan gøre brug for til for eksempel: nye events, inddragelse af særlige målgrupper i idrætsforeninger og aktiviteter for børn og unge, som ikke er en del af foreningslivet i dag.

Nedskriv et oplæg med konklusioner og forslag til hvordan vi arbejder videre med relevante puljer, tilskud, kasser eller fonde, som fremlægges på bestyrelsesmøde den 12 juni 2020 (eksempelvis).

Gå på opdagelse i byrådet og find frem til politikere, der forstår og ser ideen i esport og inviter dem på besøg med et lokalt medie. Igen: sæt en deadline!

Inviter borgmesteren til en kamp i Counter Strike – borgmesteren spiller med vores hold mod et udvalgt hold fra byrådet. Husk en deadline!

Marketing, sociale & streaming media og kommunikation – ansvarlig Invitér de lokale og regionale medier! For at sige hej og for at lade dem opleve vores forening. Gerne på en træningsaften, så der er liv og mennesker at tage billeder af. Sæt en deadline.

Skriv løbende artikler - HUSK lokale billeder fra jeres træninger, aktiviteter, events og ture ud af huset – og send minimum to artikler til alle lokale og regionale medier hver måned – de næste 12 måneder. Deadline er nu og løbende.

Ture, arrangementer og events – ansvarlig Tal med alle trænere og forstå deres behov for lyst til at deltage i events, LANs, rejser, ture – de næste 12 måneder.

Tal med udvalgte trænere og spillere og forstå deres behov for, hvad de kunne ønske sig af en julefest og en sommerfest. Indsaml priser og forbered budget på alle ture, LANs, billetter, fester med mere, som fremvises på et bestyrelsesmøde.

Når budget er vedtaget, lav en skrivelse og et grafisk årshjul, som sendes ud til alle medlemmer, trænere og forældre samt krigere, så de ved, hvornår de skal afsted, hvem der skal afsted, hvornår festerne er, hvornår forældre-samlingerne er - og så videre for de næste 12 måneder.

Til Toppen