Forening fik team til at løfte kommunikationen - og en helt ny hjemmeside

Mere end hver fjerde idrætsforening drømmer om at få lavet en ny hjemmeside, og to ud af tre vil gerne prioritere den højere. Det viser en undersøgelse foretaget af DGI. Men ofte mangler foreninger frivillige med de rette kompetencer.

I Hørning Puls manglede de også nogle til at løfte kommunikationsopgaverne. Og et halvt års tid før de skulle i gang med en ny hjemmeside, fik foreningen hjælp til at facilitere processen med at samle et kommunikationsteam:

“Vi prøvede at spørge på Facebook, om nogen mon havde lyst til at være frivillig på den måde?” fortæller Kia Rosenbrock, der er med i Hørning Puls’ styregruppe og en del af foreningens kommunikationsteam og fortsætter: “Det var en ret blandet skare, der mødte op. Det var både frivillige, der allerede gjorde en kæmpe indsats, nogle medlemmer der aldrig havde været frivillige før og én, der slet ikke var medlem.”

Resultatet blev, at foreningen fik frivillige til at løfte de forskellige kommunikationsopgaver og lavet en overordnet kommunikationsstrategi for foreningen.

Overskueligt for de frivillige

I dag har Hørning Puls et fast kommunikationsteam, og de forskellige opgaver er fordelt mellem de frivillige.

Men foreningen ønskede sig en ny hjemmeside, og var klar over, at det stadig ville være et kæmpe projekt.

“Vi mødtes med en kommunikationskonsulent fra DGI og så nogle eksempler på forskellige foreningers hjemmesider for at undersøge, hvad der ville fungere for os, og hvordan vores side skulle se ud,” forklarer Kia Rosenbrock og fortæller, at tre frivillige for kommunikationsteamet, der stod for at fylde indhold på, efterhånden som hjemmesiden blev sat op.

“Vi skulle ikke løse alle opgaver selv”

Hjælpen gjorde, at den nye hjemmeside blev forvandlet til et overskueligt projekt, og det betød, at foreningens frivillige slap for meget af det tekniske bøvl:

”Det var godt, at vi blev fastholdt i processen, så det blev overskueligt. Det tidsbegrænsede opgaven og gjorde, at vi ikke gik fuldstændig døde i det, og vi skulle heller ikke løse alle problemer selv,” siger Kia Rosenbrock og fortæller, at der også var hjælp at hente, når det tekniske drillede:

“Når der for eksempel var et billede, der ikke ville gøre, som vi ville, og vi ikke kunne finde ud af, hvad der var galt, så var det rart at have nogen at ringe til. Så i stedet for at sidde med opgaverne sent om aftenen og maile de andre frivillige, ringede jeg bare og fik support direkte over telefonen.”

Nem at bruge - også for nye frivillige

I dag er det selvfølgelig Hørning Puls’ kommunikationsteam, der har ansvaret for hjemmesiden og for at opdatere den. Men det var vigtigt for foreningen, at siden blev så nem at bruge at andre også ville kunne tage over:

“Før havde vi en gammel hjemmeside, der var kodet meget på. Man skulle være meget IT-kyndig for at kunne ændre på noget på den, fordi den var så teknisk svær,” fortæller Kia Rosenbrock og forklarer, at det gjorde foreningen sårbar.

Nu er foreningens nye hjemmeside bygget op, så den er nem at lære at bruge - og der er lavet mini-vejledninger, så nye frivillige nemt kan finde ud af, hvordan de forskellige ting opdateres.

Og Hørning Puls og Kia Rosenbrock er godt tilfredse:

“Læringskurven har været rimelig stejl, men det har også været super sjovt, og det er et godt resultat, vi er endt med. Vi synes, vi har fået mere hjælp end forventet.”

Viden om inspiration til foreningens kommunikation - se mere her.