Frivilligstrategi
Hvem? Hvor mange? Hvornår? Hvordan? Bliv bedre til at tiltrække ledere, trænere, instruktører og hjælpere til din forening med en klar strategi for processen.
De fleste foreninger har selvsagt fokus på deres kerneaktivitet -motion, boldspil, skydning, gymnastik, fitness m.v. Men at have fokus på at rekruttere og tiltrække frivillige er også vigtigt.
Med en strategi for rekruttering kan foreningens ledere blive mere bevidste om opgaverne og holde fokus på, at der hele tiden er nye frivillige til at løse store og små opgaver.
Start med at finde ud af, hvem der gør hvad, og brug disse fire punkter som hjælp til at udforme jeres strategi for at tiltrække frivillige:
Frivillighedstrappen
De færreste starter deres karriere som frivillig med at sige ja til en formandspost. Typisk vil mange bevæge sig opad - et eller flere trin af gangen.
1. Beskriv opgaverne
Det kan give et nyttigt overblik at beskrive de enkelte opgaver i foreningen, store som små. Hvad ligger der i opgaven og hvad kræver opgaven tidsmæssigt? Hvornår og hvilke kompetencer skal vedkommende, der varetager opgaven have?
Når I har overblikket og beskrivelserne, bliver det nemmere at afgøre om nogle opgaver kan deles ud på flere, eller om nogle skal samles og varetages af et udvalg, et team eller en gruppe.
Det gælder de nuværende opgaver i hverdagen. Det kan også være, at bestyrelsen har planer om at sætte nye skibe i søen. Det kan være at oprette nye hold, at inkludere en ny målgruppe i foreningen eller at bygge nyt.
Uanset idéer og visioner kan de nye "skibe" strande, før de bliver søsat, hvis ikke foreningen også overvejer hvem, der vil eller kan tage opgaven.
2. Organisering: Hvem spotter og spørger?
Ofte har bestyrelsen opgaven med at finde og spørge nye, frivillige kræfter. Men hvis I involverer flere, der er tæt på foreningen, får I et større netværk at trække på. Derfor er det vigtigt, at alle ved, at de også kan og må anbefale potentielle kandidater til poster som instruktører, trænere og ledere.
Gør det synligt, at det er ok at pege på mennesker med engagement og kompetencer på forskellige områder, så bestyrelsen eller eller de, der har rekrutteringsopgaven, bliver opmærksom på mulighederne.
I kan også bede andre om at finde og spørge nye frivillige, for eksempel:
- Instruktører, trænere og hjælpeinstruktører og -trænere
- Tidligere instruktører og trænere
- Ressourcepersoner
- Forældre
- Medlemmer
Tip 1: I takt med at opgaven med at spotte og spørge nye frivillige bliver uddelegeret, kan det blive nødvendigt at aftale spilleregler for at undgå skuffede forventninger. Derfor kan koordinator eller kontaktperson samle forslag til nye frivillige fra medlemmer og omverden. Koordinatoren er også kontaktperson til de nye. En klar plan giver klar kommunikation.
3. Hvor åben er jeres forening?
Det er vigtigt at signalere åbenhed, og at der altid er plads til en til. Det kan derfor være en god idé at invitere åbent, for eksempel:
- Sammen med annonceringen af foreningens sæsonprogram
- På foreningens hjemmeside
- På facebook
- På indskrivningsdagen
- I velkomstfolderen til medlemmerne
- Ved velkomsten på de enkelte hold
Ofte er det mest effektivt at spørge direkte. Det viser, at du har tænkt over, hvad du vil med holdene i foreningen, og at du interesserer dig for vedkommende og hans eller hendes kvalifikationer.
Instruktører og trænere kan hjælpe ved at:
- finde deres hjælpeinstruktører eller medinstruktører, for eksempel på de hold, de selv går på
- foreslå hjælpeinstruktører
- hjælpeinstruktører kan foreslå kandidater fra deres netværk
Bemærk, det kan kun lade sig gøre, hvis bestyrelsen har gjort to ting klart:
- Hvor mangler vi frivillige?
- At foreningen skal løse rekrutteringsopgaven ved en fælles indsats
4. Hvornår spørger du?
Find også den eller de rette anledning(er) til at opdyrke dit kendskab til medlemmer, forældre til børn i foreningen, og andre, I har en relation til - og ret så fokus derhen.
Det er godt at lytte til og tale med medlemmerne, når de
- ringer for at tilmelde sig
- venter som forældre i omklædningsrummet
- udviser ekstra interesse for idrætten
- forholder sig aktivt til idrætten
Læs også: Spørg rigtigt, når du skal rekruttere.
