Planlægning og organisering

Når en bestyrelse vil i gang med at fordele opgaver på flere hænder og hoveder, starter processen typisk med at finde ud af, hvad den enkelte opgave består i.

Giv opgaven en titel og tænk hele vejen rundt:

• Start- og sluttidspunkt
• Hvilke kompetencer kræver det at komme i gang?
• Hvad skal sættes i værk først og hvilke handlinger følger derefter?
• Hvilket ansvar ligger hos den eller dem, der skal klare opgaven?
• Hvordan kan bestyrelsen yde støtte til udførelsen?
• Er der mulighed for at få hjælp fra andre?

De fleste bestyrelser finder ud af, at det er en meget givende proces og hele forudsætningen for at kunne uddelegere. Ofte endda en øjenåbner. Typisk er det ganske få, måske ikke engang hele bestyrelsen, der har et overblik over alle opgaver og deres omfang. Har I ikke det, bliver det mere end svært at uddelegere.

Fra opgavebeskrivelse til årshjul

Start med en enkel event, der er nem at beskrive, en juletræsfest, sæsonstarten eller sommerskolen.

Brug evt. denne rekrutteringsplan > Download plakat

Skriv opgaverne sammen i en arrangementsmanual, som beskriver hvem, der har ansvar for hvad, hvornår. Når I har manualer for flere aktiviteter hen over året, kan de stykkes sammen og indgå i et årshjul.

Det er oplagt, at du skal kunne forklare opgavens omfang og indhold for at få andre til at bide på eller hoppe af krogen. Din beskrivelse kan måske endda medvirke til at afdramatisere opgaven og skabe forståelse for hvilken indsats, den kræver. Og det bliver meget nemmere for ham eller hende, der er interesseret i opgaven, at stille relevante spørgsmål. Det kunne for eksempel være

• Hvornår ligger det største arbejdspres?
• Kan jeg få hjælp fra andre?
• Hvilken rolle spiller bestyrelsen i udførelsen af opgaven?
• Og så videre.