Krisekommunikation

Oplever jeres forening en krise som for eksempel trafikuheld, hjertestop, bedrageri, madforgiftninger eller andet alvorligt? Så følg denne guide, som hjælper jer med krisekommunikation, for eksempel i forhold til pressen.  

Læs også: Hvad er en krise? 3 niveauer af kriser

Hvis en krise opstår, er det vigtigt, at foreningen kommunikerer troværdigt, ærligt, åbent og hurtigt.

Hjælp de berørte

Hvis der opstår en krise, så er det vigtigste altid at hjælpe de berørte/dem der er kommet til skade. Alt efter krisens omfang skal I ringe 112 og kontakte de pårørende.

Husk der også er en kommunikationsopgave, hvis der opstår en krise. Både i forhold til de berørte, pårørende, resten af foreningen og pressen og omverdenen.

Hav styr på, hvem der har ansvaret

Idrætsforeningen bør have en person, der er ansvarlig, hvis en krise opstår. Det kan være foreningens formand eller et bestyrelsesmedlem.

Foreningen skal sørge for, at alle instruktører ved, hvem fra foreningen de skal kontakte, hvis der opstår en krise. Det gælder både instruktører, holdledere, stævneansvarlige og andre relevante frivillige.

Vælg en talsperson

Der skal være styr på, hvem der udtaler sig, hvis pressen henvender sig. Og hvem der for eksempel informerer holdkammerater og pårørende. Derfor bør I vælge en talsperson.

I langt de fleste tilfælde vil det være formanden eller et bestyrelsesmedlem, der er talsperson.

Men der kan også være situationer, hvor I med fordel kan gøre andre til talspersoner. For eksempel ved et stævne, hvor ansvaret ligger uden for bestyrelsen, eller hvis hændelsen sker i forbindelse med aktiviteter på foreningens faciliteter, men hvor foreningens ledere ikke er til stede.

Når talspersonen kommunikerer:

• Så tænk altid på modtageren. Hvad har de brug for at vide?
• Vær åben og ærlig.
• Formuler dig kort, præcist, troværdigt.
• Sig, når der er noget, du ikke ved. Men gør det klart, at du undersøger sagen.

Ved nogle kriser kan politiet eller andre myndigheder have en talsperson, I kan henvise til.

Krisekommunikation på hjemmeside og sociale medier

Hvis jeres forening har en hjemmeside eller for eksempel bruger Facebook, så kan det også være en kommunikationskanal. Med et opslag kan I fortælle, hvad der er sket, hvordan foreningen har håndteret hændelsen, og hvad der skal ske fremadrettet.

Vær opmærksom på, at et opslag også kan rejse spørgsmål. Oplys et telefonnummer til en person i foreningen, man kan kontakte, hvis man har spørgsmål.

Hvis I laver opslag på Facebook bør der også være en fra foreningen, der holder øje med Facebook og kan svare på spørgsmål der.

Hvad er en krise? Læs vores beskrivelse og eksempler på tre niveauer af kriser.

Spot krisen tidligt

Nogle gange kan man nærmest spotte en krise, før den opstår. Det kan være, I har hørt om utilfredshed i en forældregruppe. Eller at flere medlemmer kritiserer faciliteterne. Tag hånd om det, så en krise ikke bryder ud.

En tæt dialog mellem foreningens bestyrelse, instruktører, holdledere eller stævneansvarlige kan forebygge kriser. Vær opmærksom på, hvad der skrive i lokale medier og på sociale medier, og hvad medlemmer og deltagere taler om.

Evaluering: Lær af forløbet

Når en krise er håndteret, så er det en god ide at evaluere forløbet. Indkald til et møde og tag en snak om, hvad der gik godt, og hvad der gik skævt undervejs. Hvordan håndterede I de berørte, og hvordan gik det med pressen og de sociale medier?

Spørg jer selv, om der er noget, I kan lære af og gøre bedre, hvis noget lignende skulle ske igen.