Giv nye bestyrelsesmedlemmer en god start
"Det er vigtigt, at nye medlemmer af bestyrelsen ved, hvad de går ind til. Derfor er det en fordel at få afstemt forventningerne fra starten,” siger Svend Lindahl, tidligere foreningskonsulent i DGI Nordjylland.
Afdramatiser opgaven
Udsigten til bestyrelsesarbejdets ansvar kan gøre kommende bestyrelsesmedlemmer nervøse. Spørgsmål som ”Kan jeg blive hængt op på et eller andet, hvis foreningen får rod i økonomien?” og ”Kan jeg få egne penge i klemme?,” giver ofte en smule uro.
”Derfor bør første del af introduktionen egentlig være at afdramatisere opgaven,” siger Svend Lindahl.
5 formelle opgaver til bestyrelsen
Der er dog nogle opgaver, som bestyrelsen har ansvar for. Foreningskonsulenten oplister fem formelle pligt-opgaver:
- Børneattester skal indhentes og håndteres. En nødvendig opgave, hvis foreningen får tilskud fra kommunen.
- Regnskabet skal vise et fornuftigt omfang i forhold til foreningens aktiviteter.
- Seriøs og fornuftig revision af årsregnskabet er nødvendig.
- Kommunale tilskud og indberetninger skal klares rettidigt.
- Foreningens forsikringer skal være i orden.
Er foreningen medlem af DGI? Så har I den lovpligtige arbejdsskadeforsikring samt de øvrige forsikringsordninger, som DGI og DIF har indgået på vegne af foreninger og forbund.
Ejer foreningen materiel, redskaber eller ejendom, er det sund fornuft at vurdere, om man har de fornødne forsikringer.
Læs mere: Sådan indhenter du en børneattest
Læs mere: Sådan dækker Idrættens Forsikringer
Læs mere: Overblik: Krav og tips til foreningens årsregnskab
Hvem vil være mentor?
Det kan være en fordel at udpege en kontaktperson til nye bestyrelsesmedlemmer, der altid står klar med gode råd.
På den måde signalerer bestyrelsen, at I
- erkender, at starten kan være fuld af usikkerhed og spørgsmål.
- prioriterer, at personen er tryg.
En mentor kan med fordel også introducere det nye medlem for de forpligtelser og forventninger, der er forbundet med hvervet og gennemgå de formelle regler inden for foreningsarbejde og foreningsliv.
Vished giver tryghed – men tag det i etaper!
Økonomi er ikke kun kassererens ansvar
”Det er medlemmernes midler, foreningen administrerer. Derfor skal bestyrelsen se til, at de bliver brugt i forhold til foreningens formål,” siger Svend Lindahl.
DGI anbefaler, at bestyrelsen gennemgår regnskabet tre til fire gange om året, og at det ikke kun er kassereren, der skal vide, hvordan det står til. Alle har pligt til at spørge.
”Det behøver ikke at være et stort arbejde. Når foreningen har et digitalt administrationssystem, kan I nemt printe en balance ud. Det er ikke i orden at være et halvt år bagud. Sker der noget med kassereren, kan det være svært at få stumperne samlet sammen,” siger Svend Lindahl.
Visioner og effektive møder
Bestyrelsens arbejde bliver kedeligt, hvis det kun går op i drift. Derfor bør en god introduktion også indeholde enkle værktøjer til effektive møder, organisering, uddelegering af opgaver og udformning af strategier.
Læs mere: Tips til bedre møder
”Hvis bestyrelsesarbejde foregår fra hånden til munden, glemmer man at forholde sig til, hvad foreningen er for en størrelse. Enhver forening skal have en drøm, som man må holde sig for øje, så man ikke kun afvikler, men også udvikler, ” siger Svend Lindahl.