Udarbejd en kravspecifikation

Når man som forening skal vælge en IT-løsning, kan det være en fordel at udarbejde en kravspecifikation, dvs. en liste med de ønsker og behov, jeres løsning skal opfylde.

Den kan for eksempel indeholde svar på flg. spørgsmål

• Hvordan vil I kommunikere i fremtiden? 
  Er det stadig Facebook, eller er der for meget støj? Er Facebook et problem for medlemmer under 13 år? Ønsker I ikke at tvinge medlemmer på Facebook? Hvordan ønsker I at kommunikere med medlemmerne. Mail, SMS, via App-notifikationer, Messenger, andet?
• Persondataforordningen 
  Hvordan ønsker I som forening at håndtere forordningen og hvordan kan et medlemsystem hjælpe jer med det??
• Ekstern kommunikation 
  Ønsker I en hjemmeside, hvor I selv kan bestemme design og indhold eller vil det være en fordel med en løsning, der har en indbygget hjemmeside? Har I kompetencer og ressourcer til at stå for vedligeholdelse af hjemmesiden, eller ønsker I at udlicitere den opgave?
• Regnskab 
  Ønsker I et indbygget regnskabsystem, eller vil I gerne selv kunne vælge system. Hvilke omkostninger vil de forskellige kombinationer give? Ønsker I hjælp til kassererposten. Både DGI, Holdsport, Mentoclub og ForeningLet udbyder denne service.
• Økonomi
  Hvor mange penge har I til administrative løsninger? Har I råd til at lade være med at investere i administrative løsninger?
• Medlemsrekruttering 
  Tænk på hvordan løsningen kan hjælpe jer med rekruttering af medlemmer og frivillige. Hvordan oplever et potentielt medlem foreningen? Hvordan kan de betale for aktiviteter og events? Opfylder systemet de behov medlemmerne har nu og fremover?
• Medlemsindberetning: Nogle løsninger kan integrere med CFR, så at medlemstal kan indberettes automatisk og løsninger hvor kontaktoplysninger på foreningens ledelse og instruktører kan opdateres automatisk hos DGI? Er det interessant for Jer?
• Samarbejde
  Kunne I tænke jer et samarbejde med andre foreninger om for eksempel flex- eller multi-kontingenter og ønsker I, at det kan håndteres i løsningen?
• Kamprogrammer 
  Der findes løsninger, som kan hente kampoversigter og kampprogrammer fra DBU/DHF. Har I behov for det?

Tilbage til Guide til digital foreningsadministration.