Samlede 6 hjemmesider og tilmeldinger i én løsning
Idrætsafdelinger med egen hjemmeside og tilmeldingssystem gav en rodet oplevelse for medlemmerne i Store Restrup IF. Nu har foreningen strømlinet det digitale udtryk.
Johanne Bugge kom ind i St. Restrup IF som fodboldformand i 2019 og er i dag formand for hele foreningen. Hun har været med i hele processen, der skulle ensarte det digitale udtryk på tværs af foreningens afdelinger.
Foto: Lars Horn
Mange flerstrengede idrætsforeninger kender til problematikken med flere hjemmesider og forskellige tilmeldingssystemer. Store Restrup Idrætsforening, der ligger nogle kilometer vest for Aalborg, er ingen undtagelse. Foreningens rødder går tilbage til 1927 som en klassisk boldklub, men har i dag også gymnastik, håndbold, badminton, skydning, floorball og unicykling på paletten af aktiviteter.
Det gradvise vokseværk har over årene resulteret i en knopskydning af hjemmesider, tilmeldingsmoduler og separate regnskaber. Noget skulle gøres for at modernisere foreningen, fortæller Johanne Bugge, der har været hovedformand siden november 2021.
"Først og fremmest var det nødvendigt med ny hjemmeside, der ensartede det digitale udtryk. Idrætterne havde hver deres hjemmeside med hver deres tilmeldingsmodul. Og det er ikke specielt brugervenligt at skulle manøvrere mellem tre-fire medlemssystemer, hvis man selv eller ens børn går til flere idrætter. Det handler om at gøre det så nemt som muligt for medlemmerne," siger hun.
Fem råd til digital transformation
- Find frivillige i foreningen med it-kompetencer, det er afgørende for implementeringen af nye systemer.
- Klarlæg, hvad skal et nyt it-system og hjemmeside skal kunne. Lav en ’ønskesedlen’ med krav og specifikationer i samarbejde med nøglepersoner i alle afdelinger/idrætter.
- Kommuniker klart og tydeligt – både internt til trænere og ledere og eksternt til medlemmerne. Fortæl om baggrunden og fordelene. Det hjælper på lysten til at sætte sig ind i det nye system.
- Lav en manual, så tingene gøres ensartet på tværs af idrætter f.eks. holdoprettelse, for at gøre det så enkelt som muligt for medlemmerne.
- Klæd trænere og ledere godt på, både så de selv kan komme i gang, men også så de kan hjælpe medlemmerne. Og hav superbrugere klar i opstartsfasen, gerne så hver afdeling har en kontaktperson.
Rustet til fremtiden
Johanne Bugge startede som formand for fodboldafdelingen i 2019. Samme år ansøgte foreningen om at komme med i et udviklingsforløb med DGI Nordjylland, hvor det først og fremmest handlede om at klarlægge, hvordan foreningen skulle se ud i fremtiden.
Inden for en årrække vil der komme en del tilflyttere til lokalområdet i kraft af udstykninger og nybyggeri, og dem ville foreningen gerne være klar til at tage imod bedst muligt.
"Vi ligger ret tæt på Aalborg, hvor der er mange kultur- og fritidstilbud, vi skal konkurrere imod, og vi kunne bare se, at vi var nødt til at oppe os for stadig at være relevante for borgerne i vores lokalområde," siger Johanne Bugge.
Ny hjemmeside og fælles regnskab
Idrætsafdelingerne havde på papiret samme vedtægter, men de blev ikke efterlevet i virkeligheden, fortæller Johanne Bugge. Derfor var RIF mere som en republik med flere autonome enheder med eget regnskab, hjemmeside og webmaster.
I januar 2021 startede forberedelserne til et nyt medlemssystem for hele foreningen, og med sparring fra DGI Nordjylland var et nedsat digitaliseringsudvalg i en screeningsproces. Valget faldt til sidst på Holdsport, der blev rullet ud i januar 2022. Samtidig skulle de fem hjemmesider nedlægges og laves om til én fælles digital indgang.
"Det er vi ved at være godt i mål med nu. DGI Nordjylland har været en kæmpe hjælp på vejen. For eksempel i forhold til at klarlægge, hvad et kommende medlemssystem skulle indeholde. Det er svært at overskue den proces internt i hovedbestyrelsen," forklarer Johanne Bugge.
Den nye, fælles hjemmeside blev lanceret i januar 2022. Med den fulgte ét fælles tilmeldingsmodul. Foto: Lars Horn.
Hun fremhæver også, at foreningen med det nye medlemssystem har fået en fælles database over alle medlemmer og frivillige
"Nu behøver vi ikke lave excel-ark over vores frivillige for at finde ud af, hvem der skal have hvilke beskeder hvornår. Vi har professionaliseret hele kommunikationen."
Til generalforsamlingen i november 2021 – hvor Johanne Bugge blev valgt som hovedformand – justerede foreningen vedtægterne, så kontingentkronerne nu havner i samme kasse, og der fremover kun skal laves ét regnskab.
IT-kyndige frivillige
Johanne Bugge har i sit professionelle virke rådgivet organisationer og virksomheder om udviklings- og forandringsprocesser, og derfor følte hun sig godt rustet til at stå i spidsen for det forløb, som RIF skulle igennem. Men æren for det store arbejde tilfalder dog mange andre end hende, siger hun.
"Det kræver rigtig lang tid og en kontinuerlig indsats at få de rigtige folk ind på de rigtige poster. Det har faktisk været min største rolle. Vi har blandt andet haft brug for frivillige med it-erfaring, som ved hvad det kræver for at implementere it-systemer, så det giver værdi til medlemmerne og foreningen selv," siger Johanne Bugge.
