Tjekliste til den nye kasserer

En del af overdragelsen er at give medlemmer og samarbejdspartnere besked om, at en ny kasserer har overtaget posten. En anden vigtig del er at gennemgå årets vigtigste terminer med den nye kasserer.

Navn- og adresseændring

Start med navne- og adresseændringer hos flg.:

• Foreningen: Opdatér hjemmeside, foldere, maillister m.v. Er I en klub eller afdeling i et flerstrenget idrætsforening, skal I også huske at underrette hovedbestyrelsen og øvrige afdelinger.
• Kommunen: Ændring af kontaktoplysninger kan typisk ske i det IT-system, kommunen anvender til at registrere foreningens kontaktoplysninger eller hos en medarbejder i Kultur og Fritid.
• De idrætsorganisationer, som foreningen er medlem af, skal have besked. Det kan være DIF’s specialforbund, DGI’s landsdelsforeninger, Firmaidrætten, Idrætsråd og -samvirker. I DGI kan foreningen selv rette oplysningerne i ”Foreningsservice.”  Typisk har formanden modtaget de login-oplysninger, der kræves.
• Banken: Formanden og/eller bestyrelsen skal skrive under på ændringen, for at kassereren kan få adgang til at benytte foreningens konti.
• Erhvervstyrelsen har tildelt foreningen et cvr-nummer. Foreningen skal selv rette oplysningerne, hvis kassererens navn er oplyst i virk.dk.
• Lokale samarbejdspartnere: Skoler, lokale leverandører, sponsorer m. fl.

Årets gang

Den nye kasserer skal som andre nye bestyrelsesmedlemmer introduceres til årets gang i foreningen, foreningskalenderen eller årshjulet. 

Få opskriften på et årshjul her.

Det er helt nødvendigt, at kassereren får sat terminer for diverse indberetninger og betalinger i sin kalender. Flg. terminer er værd at huske:

• Ved sæsonstart skal nye medlemmer registreres, og - hvis ikke allerede det foregår automatisk - skal kontingenter opkræves. Det foregår typisk digitalt, ved at medlemmerne opdaterer deres profil og samtidig betaler kontingent for den ny sæson. 
• Husk også kommunens skæringsdatoer for indberetning af medlemstal og udgifter, som kan udløse aktivitets-, kursus- og lokaletilskud.
• Idrætsorganisationerne opkræver kontingent, og medlemstallet skal indberettes til det Centrale Foreningsregister (CFR). I de fleste IT-systemer til medlemshåndtering kan det ske  automatisk.
• Hvis foreningen har indberetning af skat og moms, skal frister herfor også i kalenderen.
• Foreningens skal indhente børneattester, og en gang om årets skal foreningen indgive en erklæring til kommunen, om at det er sket. Det er ikke nødvendigvis kassererens opgave, men det er en forudsætning for at opnå kommunale tilskud.

Regnskabets time

De fleste foreningers regnskabsår følger kalenderåret. Hvis ikke, vil det fremgå af foreningens vedtægter. Når året er slut, skal kassereren gøre regnskabet op.

Inden generalforsamlingen skal foreningens revisor kontrollere og underskrive regnskabet. Derefter skal kassereren gøre regnskabet klar til fremlæggelse på årets generalforsamling. 

Kommunen skal også have et regnskab over de kommunale tilskud, foreningen har modtaget og deres anvendelse.