Lokal gymnastikforening: Conventus gør det nemt

Det er ofte svært at skaffe frivillige til kassererposterne i det danske foreningsliv – rigtig svært. Det var også tilfældet i Brabrand IF Gymnastik tidligere på året, hvor den mangeårige kasserer sagde tak for denne gang i forbindelse med generalforsamlingen. Og hvad gør man så, for foreningen skal jo køre videre?

I Brabrand IF Gymnastik var der ingen tvivl. Når der ikke kan findes frivillige, må man betale sig fra løsningen af opgaverne.

"Vi så en god mulighed for at kombinere Conventus med DGI’s Køb Kontorhænder. Vi havde hørt godt om Conventus fra andre foreninger, fordi det er tilpasset idrætsforeningernes hverdag, og det spiller perfekt sammen med, at vi kunne købe os til administrativ hjælp," udtaler Grith Christensen, økonomiansvarlig i Brabrand IF Gymnastik.

Køb Kontorhænder er et tilbud, som foreningerne kan købe til at løfte nogle af de tunge, administrative opgaver væk fra foreningens kasserer og bestyrelse. DGI overtager simpelthen arbejdet med at holde styr på alt fra regninger til kontingentindbetalinger – gerne med kobling til Conventus.

Kræver benarbejde

I Brabrand IF Gymnastik traf de beslutning om at hoppe ud i Conventus hen over vinteren. Herefter har de brugt den første tid på at få sat systemet op. Det kræver nemlig lidt benarbejde til at starte med for at gøre det lettere i det lange løb.

"Det tager lidt tid at få det sat rigtigt op. Jeg har i hvert fald glad for, at vi valgte at investere i et kursus med en superbruger til at starte med, ligesom vi også ind i mellem har hentet hjælp på supporten. Det er dog nemt at betjene og arbejde i, når det først er oppe at køre, og det er let at få til at spille sammen med Køb Kontorhænder," fortæller Grith Christensen.

Conventus rummer imidlertid rigtig mange moduler – alt fra medlemskartotek over lokalebooking til foreningskalender og finans- og debitorbogholderi – så det er de færreste foreninger, der har brug for at anvende hele systemet. Det scenarie kan de godt genkende hos Brabrand IF Gymnastik.

"Jeg tror ikke, at vi kommer til at bruge det hele. Vi bruger de moduler, der giver mening for os. Det vigtigste er jo, at folk selv kan melde sig til online og at det letter arbejdet for vores frivillige. Så må vi se, hvor meget vi kommer til at bruge. Lige nu har vi først og fremmest fokus på at rulle det yderligere ud internt i foreningen," siger Grith Christensen.

Små udfordringer

Umiddelbart har der ikke været de store udfordringer med at implementere systemet. Det begrænser sig til meget små problemstillinger, som foreningen let har kunnet håndtere.

"I starten døjede vi lidt med at passe vores mængderabatordning ind i systemet. Det har Conventus svært ved at håndtere, men så har vi ændret vores rabatregler, så de passer til systemet. Det kan vi sagtens leve med, da de andre fordele ved systemet er så store," påpeger Grith Christensen.

Heller ikke blandt medlemmerne har det været megen utilfredshed at spore. Tværtimod.

"Vores medlemmer har været vant til at tilmelde sig online, da vi tidligere havde en anden løsning. Det er de meget glade for. Der er selvfølgelig nogle ældre, der har haft lidt problemer, men det har vi let kunne løse ved at tænke lidt lavpraktisk, så ind til videre har vi haft en rigtig god oplevelse ved at bruge Conventus," slutter Grith Christensen.