Foreningsudvikling: Sætter strøm til skøjterne

Mange foreningsledere genkender formentlig oplevelsen af at skulle løse en tilbagevendende opgave i idrætsforeningen med dertilhørende mange arbejdstimer.

For foreningen er indsatsen uundværlig og af stor værdi. Men for den frivillige kan det være en til tider opslidende kamp mod at få døgnets 24 timer til at række.

Netop forsøget på at mindske slidtagen på de frivillige ressourcer er en af grundene til, at Silkeborg Skøjteløberforening netop nu er i færd med en moderniseringsproces. Det overordnede tema er at effektivisere driften af foreningen - og gerne ved brugen af digitale værktøjer, som kan aflaste foreningens frivillige.

"Vi havde indledningsvist i bestyrelsen en god og sund diskussion af, hvordan vi kunne udvikle vores forening. Og midt i drøftelserne stod det hurtigt klart, at vores udfordringer og udviklingsmuligheder faldt tilbage på, at der var noget på den digitale bane, der ikke spiller optimalt," forklarer formand, Anita Hylke Møller.

Formanden nævner bl.a. opgaven med opkrævning af kontingent, som over årene har krævet mange frivillige arbejdstimer af ledere og trænere i Silkeborg Skøjteløberforening.

"Vores afdelingsformænd brugte meget tid på at opkræve kontingenter hos medlemmer, der ikke lige fik betalt. Der blev brugt unødvendigt meget tid på at opkræve kontingent. Derfor handlede det om at finde et system, der gjorde opkrævningsprocessen nemmere, og at vi samtidig skulle gøre en indsats for at nudge vores medlemmer til at betale," fremhæver Anita Hylke Møller.

Strømlinet kommunikation
Silkeborg Skøjteløberforening udbyder i dag to aktiviteter – ishockey og kunstskøjteløb. Det er i disse to aktivitetsspor, hvor 432 medlemmer og ca. 70 frivillige har deres ugentlige aktiviteter.
Da der er tale om idrætsgrene, som normalt ikke er førstevalget for børn og unge, er foreningens kommunikationsplatform ud mod både nuværende og potentielle nye medlemmer af afgørende betydning.

"Vores medlemmer har typisk gjort et meget aktivt tilvalg af vores forening med den type aktiviteter, vi udbyder. Det betyder, at vores medlemmer ofte kommer med en god køreafstand til Silkeborg. Og af den grund er det helt afgørende, at vores hjemmesiden hele tiden er opdateret – eksempelvis hvis der opstår ændringer til træningstider og hvis vi skal have markedsført vores forening og vores tilbud," siger Anita Hylke Møller.

Med DGI’s hjælp iværksatte bestyrelsen derfor en behovsudredning – og blev som en del af dét introduceret til flere forskellige leverandører og produkter, som netop kunne løse nogle af de udfordringer, som foreningen stod med.
Eksempelvis, at der i foreningen kun var én superbruger til at drifte og opdatere hjemmesiden, og som tilmed trækker på en ekstern ressource, som kan gennemføre de nødvendige tekniske greb.
Samtidig viste det sig også i arbejdet med at udrede foreningens udviklingsbehov, at flere årgange kommunikerede via selvstændige Facebook-sider.

"Nu har vi fået en ny hjemmeside leverandør – med support for første gang i foreningens historie. Så allerede nu er vi mange flere frivillige, som kan opdatere vores hjemmeside, lægge nye ting op – og det er en markant forbedring, mener formanden, inden hun i næste åndedrag påpeger det moralske dilemma i at ”tvinge” foreningens frivillige og medlemmer ud i brugen af et socialt medie som Facebook."

Derudover valgte Silkeborg Skøjteløberforening at implementere brugen af Holdsport til at administrere foreningens samlede aktiviteter. En platform, som gør det muligt for trænere, ledere og medlemmer at kommunikere direkte og indbyrdes med hinanden.

"Det er så intuitivt nemt at arbejde med den nye løsning, som Holdsport har implementeret, og vi er til gengæld blevet meget mere opdateret ud mod vores brugere, og samtidig meget mindre sårbare, fordi flere kan løfte opgaven. Det gør en kæmpe forskel."

Formand: Det skal være nemt at arbejde med

I det hele taget har udviklingsprocessen, som DGI har forestået, bragt Silkeborg Skøjteforening ud på en rejse, hvor der er gjort mange aha-oplevelser undervejs. Og de positive oplevelser er bestemt ikke blevet mindre, efterhånden som det er dukket op, at der findes et stort udbud af digitale støtteværktøjer, som kan medvirke til lette arbejdet for foreningens frivillige.

Særligt naturens gang – eller de omstændigheder som typisk er forbundet med frivilliges engagement i foreningslivet – har overbevist bestyrelsen i Silkeborg Skøjteløberforening om, at nye digitale redskaber skal være lette at forstå og arbejde med for de frivillige.

"Frivillige kommer og går. Vi har ikke patent på de frivilliges tid. For os har det derfor været helt fundamentalt, at ting skulle være nemmere. Det intuitive er enormt vigtigt – især fordi vi ved, at der er udskiftning blandt de frivillige. Derfor er vi sårbare, når vi bruger systemer, som kræver en lang indkøringsfase. Det kan til tider være skønne spildte kræfter, fordi den frivillige, der blev oplært på en specifik opgave og et specifikt system, pludselig ikke er i foreningen længere, og så skal vi på en måde starte forfra igen. Og det er ikke specielt langtidsholdbart for som forening – snarere tværtimod.

Som forening står vi meget stærkere nu. Og vi er blevet markant mindre sårbare over for den udskiftning, som også i fremtiden vil opstå blandt vores frivillige. Vi tror på, at hele vores indsats med digitalisering faktisk kan betyde, at vi kan gøre det endnu mere attraktivt for vores frivillige at engagere sig i vores forening. I sidste ende vil det også sikre et overskud til at skabe gode skøjteoplevelser for vores medlemmer," mener Anita Hylke Møller.