Svenstrup Badmintonklub afskaffede bestyrelsen: Nu bidrager mange med lidt

Har I også svært ved at finde frivillige? Så er I ikke alene.

Da Jonas Sørig i 2014 blev formand for Svenstrup Badmintonklub, var der ikke andre end ham i bestyrelsen. Sidste år rundede klubben 100 frivillige, og den store opbakning betyder, at badmintonklubben i dag klarer sig uden bestyrelse.

”Vi har lavet en forsøgsordning, hvor hele strukturen kører efter små afgrænsede udvalg og opgaver, og vi har afskaffet vores bestyrelse og ungdomsudvalg. Det har vi haft rigtig god succes med,” fortæller Jonas Sørig, der stoppede som formand i 2018, men som stadig er aktiv i klubben.

Men hvordan kan en forening fungere uden en bestyrelse? Og hvordan kommer man derhen?

De vil vide, hvad de siger ja til

Det hele startede, da Jonas Sørig selv sad med samtlige opgaver i klubben. Han beskrev hver og en af opgaverne nøje, i håb om at han måske kunne afsætte bare nogle af dem, så han ikke skulle sidde med alt selv.

Efterhånden blev Jonas’ opgaver færre og færre, og i takt med det meldte flere sig ind i bestyrelsen.

”De afgrænsede opgaver var nemmere for folk at sige ja til. Tanken var, at vi gerne ville have mange til at bidrage med lidt. Jeg tror på, at mange gerne vil være frivillige, men de vil vide, hvad og hvor meget de siger ja til. Det var der meget stor succes med, og vi fik mange frivillige ind,” siger han.

For at gøre opgaverne overskuelige satte Jonas et tidsforbrug på dem. Så vidste de frivillige, hvor meget tid de forventedes at skulle bruge på en opgave, og de kunne selv bestemme, om de ville hjælpe med én eller flere opgaver.

Så snart de sidder med en afgrænset opgave, og det kun er det, de skal, så bliver den også udført lige lidt bedre

Jonas Sørig, Svenstrup Badmintonklub.

Fra én bestyrelse til mange udvalg

Succesen med de afgrænsede opgaver medførte, at Svenstrup Badmintonklub sidste år besluttede, at de ville prøve at gennemføre hele strukturen på den måde.

Bestyrelsesarbejdet er nu delt ud i mange mindre udvalg, der hver især koncentrerer sig om ét specifikt område som sponsorater, økonomi, stævner, fondssøgning eller fastelavnsfesten.

Også her bruger klubben tidsangivelser. På den måde er udvalgene målrettet mod mange forskellige typer mennesker, så de frivillige har mulighed for at melde sig på de udvalg, de interesserer sig for, og som de har tid til.

”Det er frivillige i mange forskellige klasser. Nogle laver selvfølgelig mere end andre, men alle opgaver betyder lige meget, for de skal jo udføres."

"Min opfattelse er også, at lige så snart de sidder med en afgrænset opgave, og det kun er det, de skal, så bliver den også udført lige lidt bedre,” siger Jonas Sørig, der også oplever, at det er nemmere at fastholde de frivillige i udvalgene.

Alle opgaver er delt ud

Men er det ikke besværligt at koordinere og bevare overblikket med så mange forskellige udvalg?

Den udfordring har Svenstrup Badmintonklub foreløbigt løst ved at lave et koordinationsudvalg, som Jonas Sørig selv sidder i, der står for at samle trådene i midten af det hele.

Det fungerer godt, men han afviser ikke, at udvalget kan blive erstattet af en mere traditionel bestyrelse. Til gengæld vil den bestyrelse ikke have andre opgaver end at binde tingene sammen.

Lige nu har klubben på papiret stadig en bestyrelse, men der har ikke været afholdt et eneste bestyrelsesmøde i år, og alle opgaver ligger i udvalgene.

”Hvert udvalg står selv for at afholde møder og udføre de opgaver, der ligger hos dem. Vi har skitseret dem, så vi er sikre på, at alle opgaver er omfavnet af et udvalg, så vi ved, at hvis alle løser deres opgaver, så spiller tingene sammen,” forklarer Jonas Sørig.

Beskriv opgaverne og spørg direkte

Rekrutteringen af frivillige til udvalgene står et frivillighedsudvalg for. Men det sker også ofte, at de enkelte udvalg selv prikker folk på skulderen, som, de tror, kunne være interesserede i at hjælpe.

Spørger man en person direkte om hjælp til et konkret og afgrænset udvalg, siger mange ja.

For Svenstrup Badmintonklub har strukturændringen ført til flere frivillige, større fastholdelse, mindre bestyrelsesarbejde, mere effektive møder, og at opgaverne generelt udføres bedre.

Der kan altså være grund til at overveje et opgør med den traditionelle opbygning af foreningen.

”Et godt råd er at starte med at beskrive de opgaver, der er, og præsentere dem i nogle mindre bidder, der bliver mere spiselige for folk at hjælpe med. Og så få dem kastet ud! Prik nogle på skulderen og spørg, om de ikke kunne have lyst til at hjælpe med nogle af opgaverne,” lyder Jonas Sørigs anbefaling.