Sådan holdt Aakirkeby Idrætsforening en succesfuld digital generalforsamling
En grundig forberedelse resulterede i, at bestyrelsen i Aakirkeby Idrætsforening kun blev mødt af glade medlemmer, da de i foråret valgte at afholde generalforsamlingen digitalt.
Den fysiske generalforsamlinger bliver mange steder udskudt. Aakirkeby Idrætsforening afholdt deres digitalt.
Først udsatte de, men til sidst var der ingen vej udenom.
Under coronanedlukningen i foråret valgte den bornholmske forening Aakirkeby Idrætsforening for første gang nogensinde at afholde generalforsamlingen digitalt. I mange år har Aakirkebyhallerne dannet ramme om generalforsamlingen, men i maj måned i år var det computerskærmene.
Det var en stor, men også nødvendig beslutning som formand Marian Lundh tog, da hun på grund af sit arbejde ikke havde mulighed for at holde en eventuel fysisk generalforsamling i sommermånederne.
”Derfor skar jeg igennem. Jeg havde holdt rigtig mange virtuelle møder, så jeg sagde: ’Det kan vi sagtens.'"
Marian Lundh var klar over, at det formelt set ikke var tilladt at holde generalforsamlingen digitalt, når det ikke stod i foreningens vedtægter.
Men hun og bestyrelsen mente, det var vigtigt, at generalforsamlingen blev afholdt, mens indholdet stadig var relevant, og så måtte de reagere på eventuelle indsigelser mod det digitale format, hvis de kom.
”Vi havde alt klar. En generalforsamling bliver så uinteressant, når du venter for længe med at holde den. Tallene er ligegyldige, budgettet er ligegyldigt, og du har allerede brugt alle kontingentkronerne."
Grundigt forberedt
Men man holder ikke bare lige en digital generalforsamling, hvis man ikke har prøvet det før. Det vidste Marian Lundh godt. Derfor købte Aakirkeby Idrætsforening sig adgang til en videokonferencetjeneste, så der ingen begrænsninger var på den front.
Foreningen valgte systemet Webex, som dog ikke er blandt DGI's anbefalede programmer til afholdelse af online-møder og digital generalforsamling. Så gjaldt det ellers om at øve sig.
System til digital generalforsamling
DGI anbefaler systemet Nem Generalforsamling, der er udviklet til at understøtte kravene til en digital generalforsamling.
”Vi øvede os ved først at holde nogle ledelsesmøder virtuelt. Først med få personer og så med hele hovedledelsen, hvor vi er 12. Vi øvede os også i at lægge dokumenter op og dele dem med andre,” forklarer hun.
Grundigt forberedt sendte Aakirkeby Idrætsforening indbydelser ud til medlemmerne med en mødeinvitation som link og en dagsorden for generalforsamlingen. Her fremgik det også, at mødet åbnede, et kvarter før generalforsamlingen startede, så man kunne ringe ind til bestyrelsen og få hjælp, hvis teknikken drillede.
Marian Lundh og de andre to medlemmer af ledelsen sad sammen med afstand og streamede mødet, mens de øvrige formænd for foreningens i alt ni afdelinger sad hjemme ved dem selv.
Kun smil og glade ansigter
Bestyrelsen satte forventningerne til medlemmernes aktivitet på generalforsamlingen forholdsvis lavt. De var glade, hvis bare folk kunne komme på og eventuelt benytte Webex-systemets mulighed for at række hånden i vejret, hvis de ville byde ind med noget.
”Der er også en masse andre funktioner, man kan bruge, men vi vurderede, at vi ikke ville pålægge medlemmerne mere. Vi holdt det på det lavest mulige tekniske niveau,” forklarer formanden.
Selve generalforsamlingen forløb, fuldstændig som den plejede. Der var omkring 10 deltagere færre end normalt, men Marian Lundh oplevede, at medlemmerne tog overraskende godt imod det virtuelle alternativ.
”Der var ingen indsigelser overhovedet. Der var kun smil og glade ansigter. Jeg tror bare, de var glade for at se os på det tidspunkt. Der var sket rigtig meget i foråret, så folk hungrede efter at se, at det går godt, og at foreningen og ledelsen kører endnu og ikke har glemt dem."
Vil gøre det igen
Efter den vellykkede digitale generalforsamling tør Marian Lundh godt anbefale online-formatet som et alternativ til det fysiske møde. Den næste generalforsamling i Aakirkeby Idrætsforening er foreløbigt planlagt som fysisk møde i marts, men den kan få samme virtuelle skæbne som sidste år.
”I dag holder vi alle vores møder på Webex. Vi er slet ikke bange for at gøre det igen. Folk er blevet rigtig dygtige til virtuelle møder og er ikke så skræmte af at prøve det længere. Selvom alle ikke er lige unge, så kan man godt i dag."
Beslutter andre foreninger at afholde generalforsamlingen digitalt, anbefaler Marian Lundh, at I har forberedt jer godt inden. I kan øve jer både sammen og hver for sig, så I er sikre på, at I har styr på alle de tekniske aspekter og funktioner, når I sidder foran webkameraet, og generalforsamlingen kører.
Og så anbefaler hun at være så nøjagtig som mulig i kommunikationen til medlemmerne.
”Man skal ikke fylde mere på, end hvad der er nødvendigt. Ellers er der mange, der bliver nervøse og tænker, at så skal de ikke være med. Send gerne et par ekstra mails ud og sig, at I godt ved, det er svært, men opfordrer til at prøve alligevel. Og hvis nogen føler sig utrygge, kan I øve det med dem inden."
