Sådan bliver du en effektiv mødeleder
Det er ikke kun din dagsorden, du skal forberede, når du holder møde i bestyrelsen eller udvalget i din forening. Det er også vigtigt, at have styr på, hvem der skal lede mødet – og hvordan det skal gøres.
Grundregel: Du skal vide, hvad du vil opnå med mødet for at opnå det.
Time out
Nogle gange kan der komme så meget kog i debatten, at det kan være svært at holde fokus på, hvor langt I egentlig er fra hinanden og en beslutning.
I sådan en situation kan det være en ide at tage en hurtig time out. Stop op og spørg:
- Hvor er vi på vej hen i forhold til det, vi aftalte tidligere?
- Hvilke af de ting, vi skal have ud af mødet, har vi fået afklaret? Hvad skal vi fokusere på nu?
- Vi har nu disse løsninger: 1: … , 2: … og 3: … Kan I se andre? Hvilken skal vi vælge?
Hvad er en mødeleders opgave?
Helt simpelt er mødelederens opgave at lede mødet sådan, at dagsordenen bliver afviklet inden for den planlagte mødetid.
Mere konkret skal mødelederen
- udpege hvem, der tager referat.
- åbne (og lukke) de enkelte punkter - f.eks. baggrund, hvad ved vi, tidsrammer, økonomiske rammer.
- opsamle synspunkter og heraf konkludere.
- sikre at eventuelle opgaver får tilføjet navne.
- have en tidsplan i hovedet, så alle punkter bliver nået.
- sikre, at mødedeltagerne holder sig til dagsordenen og ikke bevæger sig væk fra emnet.
Mødeledelse kan varetages af formanden eller gå på skift blandt bestyrelsesmedlemmerne.
TIP: Se fremad!
Undgå at dvæle ved, hvad der er sket siden sidst – medmindre actionpoints ikke er nået og det er vigtigt at løse dette problem. Brug tiden til at se og arbejde fremad.
Husk at fastlægge de kommende mødedatoer, inden mødet slutter.
