Regler for fælles online arkiv

Tanja Düring Lindeneg, formand for Gadbjerg Idrætsforening, har sendt et spørgsmål til DGI's Foreningsrådgivning om digital arkivering af foreningens dokumenter. 

Tanja Düring Lindeneg skriver: "Da jeg trådte til som formand, havde man valgt at bruge Dropbox. Det skulle efter sigende være i orden. Nu har alle afdelinger dog oprettet en afdelingsmail (en gmail), som ikke er personbåren og kan overleveres til et nyt bestyrelsesmedlem som overtager posten uden, at korrespondance og historik går tabt.

Vi ønsker at bruge Googles kalenderfunktion som en fælles kalender, hvor alle kan se deadlines og modtage remindere. Derfor er det logisk at brug Google Drev, så alt er samlet ét sted. Vi skal dog blot sikre os at det er i orden i forhold til GDPR, og sikkerhed."

Derfor spørger Tanja Düring Lindeneg: "Må vi bruge Google Drev til vores "intranet," altså til at arkivere dagsordener, referater og vedtægter, som bestyrelsen bruger i drift af idrætsforeningen?"

Databehandleraftale er et krav

Steffan Møllerskov Christensen, stud. Jur. i hos DGI Jura, svarer:

Når I skal lagre personoplysninger i cloud-løsninger, stiller GDPR et krav om, at der indgås en databehandleraftale med cloud-udbyderen; i dette tilfælde Google.

Det er vores erfaring, at Google ikke tilbyder en databehandleraftale, såfremt man anvender deres gratisversion af Google Drev. Man skal derimod benytte erhvervsløsningen, før Google ønsker at indgå en databehandleraftale, og denne vil være en del af aftalen, når man tegner abonnement. I skal derfor tegne et erhvervsabonnement, hvis I vil lagre personoplysninger i skyen.

Se flere spørgsmål og svar til DGI's foreningsrådgivning