Konkrete, afgrænsede opgaver skaffer frivillige hænder

Hvor mange bestyrelser kunne ikke tænke sig at sætte flueben ud for et helt års opgaver én gang for alle? At der stod en flok frivillige klar til at tage sig af alle de små opgaver, der i længden trækker tænder ud for bestyrelsen. Sådan er det i badmintonklubberne i Saltum og Svenstrup.

Læs også: Købte 12 konsulenttimer - fik sat klubben i system

Måske tænker du, at sådan et engagement kommer der aldrig til at være i din klub, men det skal du ikke vide dig for sikker på. For i både Saltum og Svenstrup var også engang op ad bakke med det frivillige engagement.

Løsningen i Svenstrup og Saltum var at lave korte, præcise og afgrænsede opgavebeskrivelser, og der er ingen grund til at tro, at det ikke også skulle kunne fungere i din klub. Mere om måden, hvorpå de skaffer frivillige, senere. Først skal vi lige høre lidt om baggrunden.

Lektie 1: Forstå at folk har mindre tid og energi end for 20 år siden

I en alder af kun 20 år blev Jonas Sørig formand i Svenstrup Badmintonklub. Da han blev formand, var der ingen bestyrelse og ikke ret mange frivillige. Jonas Sørig var dog ikke interesseret i køre sig selv i sænk for at sætte skub i klubben igen.

”Derfor tænkte jeg over, hvordan jeg kunne bryde arbejdet i klubben op, så jeg kan få folk til at byde ind.”

Første barriere var at have forståelse for, at folk i dag har svært ved at putte så meget tid og energi i frivilligt foreningsarbejde, som de havde for 20 år siden.

Jonas Sørig oplevede, at folk egentlig gerne ville hjælpe, når han spurgte, men ikke med noget større, og ikke hvis folk ikke ved, hvad de går ind til. Med andre ord afholder frygten for at blive fanget i noget, der kan vise sig uoverskueligt lysten til at melde sig som frivillig.

Lektie 2: Et estimeret tidsforbrug øger frivilligt engagement

Løsningen blev at lave stort grundarbejde og skabe overblik over, hvad der skulle bruges hjælp til. Dernæst lavede han opgavebeskrivelser. Konkrete specifikke opgavebeskrivelser med en dato og måske vigtigst af alt – et tidsforbrug.

Det estimerede tidsforbrug betyder meget for mange. Det gør det nemmere for folk at byde ind

Jonas Sørig, formand Svenstrup Badmintonklub

Han bakkes op af formanden i Saltum Badmintonklub Peter Lasborg.

”Det er en blanding af, at det er visualiseret og små konkrete opgaver. Det er ikke fluffy med, at du spørger folk, om de kan hjælpe den og den dag. ’Hjælpe med hvad, spørger de så. Jamen, det ved vi ikke lige endnu.’ Det kan folk ikke overskue. Det er helt konkret og i et bestemt tidsrum,” fortæller Peter Lasborg fra Saltum Badmintonklub.

Lektie 3: Giv folk mulighed for at byde ind på opgaver

Når opgavebeskrivelsen er klar, er det nemmere at få nogle til at byde ind.

I Svenstrup gør Jonas Sørig gør det, at han sender en samlet liste med alle opgaver ud på mail, og så byder folk selv ind. Eller også prikker han simpelthen specifikke personer på skulderen. 

I Saltum indkalder de ved sæsonstart klubbens børn og forældre til møde og fællesspisning. Mens børnene blev aktiveret i hallen af en flok trænere, gik bestyrelsen så opgavelisten igennem én for én. En time tog det – så var alle årets opgaver fordelt i Saltum. De frivillige får dermed mulighed for at byde ind på det, de brænder for, og derfor er de også mere tilbøjelige til at tage ejerskab.

Lektie 4: Det, der fungerer et sted, fungerer nok også et andet sted

Metoden fungerer i både Saltum og Svenstrup. Begge klubber har forvandlet sig blomstrende foreninger med masser af lokalt engagement, hvor det hele ikke hviler på få skuldre, og den lokale opbakning er kun blevet større for hvert år.

Herunder kan du se eksempler på, hvordan opgavebeskrivelserne kan se ud. Kopiér og prøv det af i din klub.

Det, der fungerer i Saltum og Svenstrup, fungerer måske også i din klub.

Se den fulde liste over opgaver i Svenstrup Badmintonklub og lad dig inspirere.