Kommunikationsgruppe sætter fut i fællesskabet

Gør din forening og det, I arbejder med, synligt for alle i lokalsamfundet. Det kan skaffe flere frivillige og mindske manges frygt for at blive opslugt, hvis de melder sig til en opgave.

Det er det enkle budskab fra Diana Mortensen, aktiv i kommunikationsgruppen i vestjyske Tim IF.

Helt basalt går Tim IF konkret til værks på fire områder:

• personlig kontakt til borgerne med jævnlige fællesspisninger
• ansvarlige personer til de forskellige kommunikationskanaler
• kommunikationsguiden Tim 0-100 med konkret beskrivelse af mediekontakt
• en fælles hjemmeside for byens foreninger, institutioner og firmaer

Vi udnytter fællesspisningen til at brande det, vi laver i foreningen

Diana Mortensen

Dem, de andre vil lege med

”Vi ønsker at sikre et højt informationsniveau for at undgå, at vi er ’dem i foreningen’, som andre ikke føler, de kan være en del af,” forklarer Diana Mortensen.

Ikke nok med det. Det, der fortælles både i foreningen, lokalsamfundet og til eksterne medier, skal opfylde et andet kriterie.

”Vi vil fortælle den gode historie fra foreningen, hver gang. Vores kommunikation skal hjælpe os til at åbne foreningen mere op for folk. siger hun.

Ambassadører på vej

Arbejdet med kommunikation er vokset ud af Tim IF’s deltagelse i DGI’s projekt DM i Foreningsudvikling.

”Vi ville gerne være en mere aktiv del af Tim Sogn, og derfor lavede vi en workshop, hvor vi blandt andet pegede på kommunikationen som vigtig,” fortæller Diana Mortensen fra kommunikationsgruppen.

Ni mennesker blev fundet til gruppen. Kun de seks er fra Tim IF. Resten er fra andre foreninger.

”Da halinspektøren begyndte at bruge ambassadører til at gå ud til folk for at få støtte til at bygge et motionscenter, gik det op for os, at vi også måtte ud at stå ansigt til ansigt med borgerne,” forklarer hun om frøet, der blev sået.

Personlig dialog

Som noget af det første inviterede kommunikationsgruppen alle i sognet til fællesspisning i hallen. En event, der siden er blevet en tradition i Tim for op mod 130 mennesker hver gang.

Men her spiser og hygger folk sig ikke bare sammen. Her får foreningen direkte kontakt til en masse mennesker.

”Vi udnytter fællesspisningen til at brande det, vi laver i foreningen, og til at brande DM på en måde, så folk føler, at de er med til at gøre en forskel,” siger Diana Mortensen.

Ved fællesspisningen kan Tim IF fortælle direkte, hvad der aktuelt arbejdes med. Foreningen kan sige, hvilke opgaver der er på vej, og den kan beskrive, hvilke specifikke opgaver der er brug for frivillige til at løfte.

”Samtidig kan folk komme frem med deres ønsker og ad den vej føle et ejerskab overfor foreningen. Og det gør folk,” understreger hun.

Alle kanaler i gang

For at finde ud af hvordan foreningens afdelinger kommunikerer, udsendte gruppen et spørgeskema til dem. Her spurgte de, hvilke kanaler de bruger til hvad, og om de tror, de bliver set.

”Til vores overraskelse opdagede vi, at vi ikke skulle lukke kanaler, da de alle bliver brugt og synes nødvendige,” fortæller Diana Mortensen.

Det fik gruppen til at beskrive de enkelte kanaler i en folder, der sendes til hver afdeling og hver institution i byen. Samtidig vil den ligge i digital form på Tim IF’s hjemmeside.

”Vi tager også ud i de enkelte afdelinger og introducerer den information for dem. Og vi beder dem finde en person til at tage sig af deres kommunikation,” siger hun.

Ny medieguide

Den nye kommunikationsguide hedder ”Sådan brander du Tim 0-100”.

I den beskrives alle lokale medier, deres modtagere, deadlines og mailadresser og telefonnumre til at lette den direkte kontakt.

Guiden kommer hele vejen rundt i sin beskrivelser af de kanaler, der kan give omtale af arrangementer, gode historier mv:

• de to lokale ugeaviser
• det lokale dagblad
• den lokale Facebook-side for Tim
• en lokal fælles hjemmeside for foreninger, institutioner og firmaer
• et mobilhold af lokale personer, der filmer med smartphones for den regionale tv-station
• papiropslag på opslagstavler flere steder i byen
• Foreningssamvirkets lokale sogneblad
• et lokalt mailbåret supplement til sognebladet

Aktive redaktører

En guide og personlige fortællinger ved en fællesspisning er ikke nok for Diana Mortensen og hendes kommunikationsgruppe.

De har også sørget for at skaffe redaktører til en række mediekontakter, personer som foreningsfolk inden for og uden for Tim IF kan kontakte, hvis de mener, de har en god historie at fortælle.

”Vi har fundet et par personer og vil finde flere, som på samme tid kan formulere sig korrekt og være den personlige kontakt til pressen,” fortæller hun.

Personen modtager en besked eller et skriftligt oplæg fra for eksempel en afdelingsformand, formulerer teksten og sender den til en journalist eller en redaktion.

”Vi har en, der har samlet et mobilhold og filmer forskellige indslag på smartphones og sender ind til DR Midt/Vest. Vi har en anden, som har været meget aktiv i foreningslivet, og som hu nar oprettet og driver en mail-ordning, hvor de aktuelt tilmeldte 146 jævnligt får tilsendt et nyhedsbrev via mail,” giver Diana Mortensen som eksempler.