Intern kommunikation er nemmere med IT

Intern kommunikation er en vigtig faktor i forhold til at fastholde en god stemning i din forening. I små foreninger er det ofte nemt, fordi der er kort vej fra bestyrelse til trænere og medlemmer – og ofte vil der være medlemmer, som indtager flere forskellige roller i foreningen. Det gør det nemt at få spredt nyheder og idéer på tværs af foreningen.

Jo større en forening bliver, jo sværere bliver det at klare sig med mail, telefon og opslag i hal og klubhus.

Svært at holde overblikket

Når bestyrelsen og andre frivillige planlægger et arrangement, bliver der hurtigt behov for mange mails og telefonopringninger på tværs af arbejdsgruppen for at koordinere både stort og småt, og det kan være svært at holde overblikket for både arrangører og hjælpere.

Det kan blive en tidskrævende og kompliceret opgave at sikre, at alle har fået de informationer, de skal bruge.  

God intern kommunikation er ofte afgørende for, at bestyrelse og medlemmer får en god oplevelse af aktiviteterne i foreningen – både i hverdagen og i forbindelse med arrangementer.

En platform samler informationer og dialog

I stedet for at skrive mails eller ringe til hinanden kan IT-platforme hjælpe jer med at samle og organisere den interne kommunikation, der er behov for.

Når din forenings kommunikation bliver samlet, giver det alle relevante personer mulighed for at få et overblik over den kommunikation og de aftaler, der er lavet. Hvis der er spørgsmål, kan de besvares et sted, hvor alle interesserede får glæde af svaret – og det er nemt at gå ”baglæns” i kommunikationen, hvis der er behov for at genopfriske aftaler og tidligere dialoger for at blive enige om, hvad der egentligt er aftalt.  

Facebook er et naturligt samlingspunkt

Næsten alle danskere har i dag en Facebook-profil og besøger jævnligt sitet.

Det gør Facebook til et godt sted at kommunikere på tværs af en arbejdsgruppe eller bestyrelse, hvor alle har mulighed for at følge med i en travl hverdag.

Facebook giver mulighed for at oprette forskellige grupper, hvor medlemmerne er grupperet efter deres tilknytning til foreningen. Eksempelvis kan bestyrelsen have en Facebookgruppe. Et hold eller en afdeling kan have en Facebookgruppe eller hele foreningen kan have en samlet gruppe. Du kan sagtens oprette flere grupper på kryds og tværs, så foreningens medlemmerne også er medlem af flere af foreningens Facebookgrupper.  

Kun for mennesker med Facebookprofiler

Du skal dog være opmærksom på, at du kun kan kommunikere med mennesker, der har en Facebookprofil. Så har din forening medlemmer, som ikke er oprettet med en profil på Facebook, kan de ikke modtage kommunikationen fra foreningens Facebookgrupper.

Læs også "Få din forening på Facebook"

Opret begivenheder på Facebook

Vil du invitere medlemmerne til en konkret aktivitet, giver Facebook mulighed for, at du kan oprette ”begivenheder”, som man kan melde sig til. Er aktiviteten ikke for alle, eksempelvis kun for et hold eller foreningens medlemmer, er det muligt at begrænse tilmeldingen, så kun de inviterede kan deltage.

Vil du bruge en begivenhed til at tiltrække nye medlemmer eller frivillige, er der mulighed for at gøre begivenheden offentlig, så alle kan deltage. Du kan også vælge en funktion, hvor de inviterede medlemmer kan invitere gæster med, men hvor andre ikke selv kan tilmelde sig. Så er du sikker på, at kun mennesker, som har en tilknytning til foreningens medlemmer, kan tilmelde sig begivenheden.