Sådan ser fremtidens generalforsamling ud

Der bliver langet generalforsamlinger over disken i det danske land. Alene DGI’s medlemsforeninger tegner sig for over 6.600 af slagsen. Så måske er det ikke underligt, hvis autopiloten nogle gange slås til, og vi gør, som vi gjorde sidste år. Og året før det. 

Derfor blev 10 unge i alderen 16-24 år til opgave at komme med deres bud på en involverende og motiverende generalforsamling.

Se deres anbefalinger herunder.

FØR 

• Navnet 
  En generalforsamling er ofte en støvet fortælling. Medlemmerne er inviteret, men er ofte knap klar over, at den foregår eller faktisk er til for deres skyld. Bestyrelsen kan starte med at ændre tonen og omtalen af generalforsamlingen. Medmindre det er skrevet i foreningens vedtægter, skal mødet ikke hedde en generalforsamling. Kald det i stedet præcis, hvad det er; ”Årets vigtigste dag”.   
• Måden at indkalde på
  Det formelle: Alle medlemmer skal have nødvendig information i rette tid.  
  Derudover: Inviter en gruppe unge til at sørge for, at flere unge kommer med. Lad det være op til gruppen, hvordan de tænker, det gøres bedst - prikke på holdene, SoMe-opslag e. lign.  
• Reel indflydelse
  Sørg for, at unge på forhånd bliver prikket i forhold til at lave indkomne forslag, for at der på den måde er ”reel indflydelse”, som de kan forholde sig til på selve generalforsamlingen. Unge-råd, unge-udvalg. Det skal ske forud. Bestyrelsen kan gå til et ungdomshold og fortælle, hvad man ønsker, hvorfor man tænker på dem og få prikket de rette på skulderen.  

UNDER 

• Socialt og hyggeligt
  Sørg for, at det bliver en social begivenhed, hvor man får en oplevelse med hinanden. Gerne mad - og husk vegetarisk. Læg en aktivitet i forbindelse med generalforsamlingen. På den måde er der mulighed for at røre sig. Det skaber god stemning. Det kan være i forlængelse af eksisterende aktivitet, åben hal en time før generalforsamlingen osv. 
• Gør det festligt
  Energisk, gemytligt og sjovt. Stemningen er vigtig. Dirigenten spiller en vigtig rolle.  
• Foreningens beretning
  - i stedet for formandens beretning. Gør beretningen levende og inddragende ved at invitere foreningens medlemmer til at supplere fortællingen. Understøt med billeder og video fra aktiviteter, camps, stævner og turneringer fra årets gang. 
• Regnskab
  Skal gøres let forståeligt. Undgå økonomisk sprogbrug. Gør det endnu lettere at forstå, hvis regnskabet understøttes af billeder, der visualiserer de omkostninger, foreningen har haft i løbet af året. Fremlæg gerne budget, det er nemlig handlingsrettet.
• Involver og få folk med om bord
  Unge vil gerne vælges til bestyrelsen, men har behov for en tydelig beskrivelse af, hvad der ligger i opgaven. Skab et trygt onboarding-forløb. Vær præcis på udbytte og forventning. Unge vil gerne vælges og ønsker at holde sig til gængse formater.
• Evaluér på stedet
  Afsæt tid til at få mødet evalueret. Vigtigt, at det er et meget kort spørgeskema, hvor det også er muligt at skrive forklaringer og kommentarer.  

EFTER 

• Skab positiv FOMO - Fear of missing out
  Skab ”fomo” for dem, som ikke var med. Indsæt billeder og videoer i referatet. Skab en oplevelse af, hvordan det var at være med. Få evt. unge til at tage billeder. Referatet skal være attraktivt, let spiseligt og skrevet i levende sprog.  
• Sæt i gang nu
  Sørg for hurtig opfølgning, hvis unge har meldt sig. Ellers vær meget tydelige på, hvornår og hvordan det sker. Unge har gang i så meget og så mange tilbud, at de hurtigt kan miste gejsten eller føle, at det ikke var reelt og ægte, hvad de bliver sat til.