Hold personlig udviklingssamtale med din frivillig

Oplever du trænerflugt i din forening? Eller er det pludselig blevet sværere at tiltrække nye frivillige? Så er personlige udviklingssamtaler en god ide. Den har erfaring har de gjort i Bramdrupdam Gymnastikforening.

”Det begyndte pludselig at blive svært at tiltrække nye trænere og udøvere, uden at vi i bestyrelsen gjorde noget ved det,” siger bestyrelsesmedlem Bente Thaarup.

Inspireret af medarbejdersamtalerne fra arbejdsmarkedet valgte bestyrelsen at indføre forventningssamtaler for at bryde den negative udvikling, der var i foreningen.

Frivillige samtaler inden sæsonstart

Samtalerne bliver holdt inden sæsonstart, hvor to medlemmer fra bestyrelsen indbyder hver enkelt instruktør til en personlig samtale. Her afstemmer de forventninger og diskuterer udvikling af foreningen.

Samtalerne er frivillige og startede med at være nogle generelle spørgsmål til instruktøren. Nu har det udviklet sig til, at det er instruktøren selv, der vælger, hvad der skal snakkes om.

Emnerne er mange, og det kan være praktiske ting som indkøb af redskaber eller planlægning af en udflugt.

 "Instruktørerne har nemt ved at åbne sig, og de får nemmere ved at præge udviklingen i foreningen, når vi snakker med dem enkeltvis," siger Bente Thaarup.

Skeptikere bliver hurtig omvendt

Alle foreningens instruktører indkaldes til forventningssamtaler. Bestyrelsen er glad for, at deres trænere har taget godt imod tiltaget.

Nogle var dog skeptiske i starten. En af dem var Marianne Christensen, der havde været instruktør i seks år, da foreningen tog initiativ til de nye samtaler. Hendes skepsis er vendt til glæde.

"I starten fravalgte jeg samtalerne, da jeg ikke havde de store visioner. Nu har jeg fundet ud af, at det er okay bare at komme og fortælle, hvordan det går på holdet."

Glad for at blive taget seriøst

Det er ikke kun de rutinerede instruktører, der sætter pris på samtalerne. Kim Riis har som ny instruktør i foreningen kun rosende ord om samtalerne.

"Samtalerne tager hånd om dig som instruktør. Og interessen virker meget seriøs."

Den generelle stemning i foreningen er også blevet bedre med samtalerne som en vigtig brik.

"Vi får dygtigere og gladere instruktører, der leverer en bedre træning. Den gode træning tiltrækker flere børn, og det skaber en generel positiv stemning," siger Bente Thaarup.

Samtalen giver tillid

I den daglige træning kan instruktørerne støde på problemer, hvor de har behov for sparring. Det har man igennem samtalerne åbnet op for, selv om det giver mere arbejde til bestyrelsen.

 "Vi har haft en situation, hvor ældre søskende forstyrrede træningen.  Her bad instruktøren om hjælp til problemet. Det er bare positivt, hvis vi i bestyrelsen kan lette byrden for vores instruktører," siger Bente Thaarup.

Læs mere: Hvordan går det? Coaching giver frivillige større motivation

Sæt snakken igang!

1. Inviter din frivillige til en samtale.
   Gerne før sæsonstart. Det er vigtigt, at du holder en individuel samtale frem at invitere frivillige i grupper. Det øger sandsynligheden for, at den frivillige åbner op og dermed også bidrager til foreningens udvikling.
2. Gør det klart, at samtalen ikke er af formel karakter, men et frivilligt tilbud, hvor du gerne vil tale om instruktørens udvikling, trivsel, udfordringer, visioner og drømme – OG hvad instruktøren måske selv har behov for at vende.
3. Stil åbne spørgsmål i samtalen, der får den frivillige til at reflektere og åbne for tanker, holdninger og ideer. Forslag kunne være:
   ”Hvordan går det på holdet?” Det er vigtigt at starte med et overordnet spørgsmål.
   ”Hvad er lykkedes for dig, som du er stolt af? - Hvad tror du har gjort en forskel i den forbindelse?”
   ”Hvad betyder det for dig at være en god træner, instruktør, leder?”
   ”Hvordan kan vi bidrage til, at du bliver en bedre træner, instruktør, leder?” 
   ”Hvordan kan vi bidrage til, at det bliver endnu sjovere at være træner, instruktør, leder?” 
   ”Hvilke udfordringer oplever du i øjeblikket? – Hvad kan jeg gøre for at hjælpe dig? – Hvordan støtter vi dig bedst?”
   ”Hvad er efter din mening foreningens største opgave lige nu?”
   ”Hvordan kan foreningen blive et bedre sted at være?”
   ”Hvilke andre aktiviteter eller tiltag kunne foreningen sætte i gang?”
   ”Hvordan tror du, at vi kan få flere medlemmer?”
4. Lyt! I den gode samtale er der dialog, og du skal naturligvis også bidrage med foreningens synspunkter og visioner. Måske kan du præsentere jeres ideer til nye aktiviteter og spørge: ”Hvad vil det betyde for dig, hvis vi…?” Samtalen er skabt for at give rum til den frivillige. Så gør det.
5. Afslut med at fortælle den frivillige, at vedkommende er velkommen til at kontakte bestyrelsen året rundt. På den måde undgår små problemer måske at vokse sig store, og bestyrelsen får en bedre finger på pulsen.

Læs mere: Hvordan går det? Coaching giver frivillige større motivation