Fra regneark til digital drift
Et digitalt foreningssystem har automatiseret mange arbejdsgange og lettet kassererens arbejde i vinterbadeklub.
Kassereren i Storebælt Vinterbadere afskrækkes hverken af vintervejr eller udsigt til regnskabsafslutning.
Når Storebælt Vinterbadere mødes nytårsaftensdag kl. 9 for at hoppe i vandet og bagefter ønske hinanden godt nytår, kan foreningens kasserer som andre kasserere se frem til arbejdet med at afslutte årsregnskabet. Det gør Jørgen Næsby Rasmussen, kasserer og IT-ansvarlig i foreningen, med ro i sindet.
Om overgangen til digital løsning
Den største knast
»Regnskabet skulle selvfølgelig tilpasses de konti, vi bruger, og det er et arbejde at vænne sig til et nyt system.«
Den største gevinst
»Gevinsten er, at så mange ting kører per automatik. komplet medlemskartotek. De kan deles op i grupper. Det er en kæmpe gevinst, at man bare skal taste diverse bilag, trykke på en knap, så har man årsregnskabet.«
»Det er bare et tryk på en knap, så har man årsregnskabet,« fortæller kassereren, der har medlemsnummer 30 i Storebælt Vinterbadere.
Det lave nummer afslører, at Jørgen Næsby Rasmussen har været medlem nærmest siden foreningens start i november 2014. Dengang var det nemmere at holde styr på medlemsoplysninger, regnskab og aktiviteter end i dag, hvor de er omkring 275 medlemmer.
»Vi var ikke mange, måske 50, der alle kendte hinanden.«
Naturligt at undersøge mulighederne
Da Jørgen Næsby Rasmussen blev valgt som kasserer på generalforsamlingen i 2016 brugte foreningen et almindeligt regneark til både medlems-, regnskabs- og økonomiadministration. Men da Jørgen Næsby Rasmussen i mange år har været selvstændig og derigennem arbejdet med IT og regnskaber, var det naturligt for ham at undersøge mulighederne for et netbaseret system.
»Jeg søgte efter programmer til foreningsstyring på nettet. Vi skulle have noget overskueligt med flere muligheder.«
Det gælder om at hoppe ud i det
I DGI’s Guide til digital foreningsadministration beskrives 12 forskellige systemer, som er velegnede forskellige foreningstyper. Guiden kan give lidt baggrund, men ellers lyder rådet fra Tina Samsø Udholm, DGI’s digitale foreningskonsulent:
»Foreningerne skal vælge system og så komme i gang, for de færreste systemer vil være helt forkerte. Der er tit flere muligheder for den enkelte forening.«
Fik mere end forventet
Jørgen Næsby Rasmussen faldt over Winkas, kontaktede dem, og fandt ud af, at systemet kunne meget mere, end han havde forestillet sig. Det rummede ikke bare regnskabssystem og hjemmeside, men også mail- og sms-kommunikation med medlemmerne, banereservation, webshop med mere.
»Og så var det gratis,« siger en glad kasserer, og tilføjer, at det var nemt at få hjælp til at komme i gang.
»Havde jeg et problem, skrev jeg en mail til dem. De skrev eller ringede tilbage. Fantastisk service.«
Jørgen Næsby Rasmussen er ikke i tvivl om, at Winkas har lettet kassereropgaven, og han har ikke mødt mange knaster undervejs.
»Det er selvfølgelig en opgave at vænne sig til systemet og alt det, det kan. Når folk skal meldes ind, går de på hjemmesiden. De får automatisk en svarmail, og vi har alle oplysninger der, hvor de skal være. Vi skal ikke holde styr på alle medlemmers mailadresser. Det gjorde vi manuelt tidligere. Det var besværligt, og det var nemt at skrive forkert.«
Flere kan give en hånd med
De digitale kassereropgaver klarer Jørgen Næsby Rasmussen selv.
»Regnskabet styrer jeg, og den dag jeg ikke er kasserer, er det nemt at give videre.«
Andre giver en hånd med til opdatering af hjemmeside og kalender, ligesom bestyrelsen kan bruge mails og sms, når de kommunikerer med medlemmerne.
