Foreninger gør det let for sig selv og for medlemmerne med fælles digitale løsninger

Med et idrætscenter som fælles omdrejningspunkt ligger det lige for, at tre foreninger i Ørum øst for Viborg samarbejder. Derfor var der fuld opbakning, da Ørum IF for halvandet år siden foreslog, at de tre foreninger skulle lette hverdagen for både medlemmerne og foreningerne selv ved hjælp af fælles digitale løsninger.

”Alle kunne se ideen i at gøre det nemt for borgerne ved at give dem et overblik over aktiviteter på tværs af de tre foreninger på Tjelecentrets hjemmeside. Så uanset, om de vil melde sig til håndbold, spille badminton eller deltage i et kulturelt arrangement i beboerforeningen, registrerer de sig på hjemmesiden ved hjælp af et password,” fortæller Morten Dam Rasmussen, formand i den flerstrengede Ørum IF.

Med visionen på plads oprettede Ørum IF, Foulum IF og Ørum Beboerforening fire arbejdsgrupper. Den ene skulle finde den rette hjemmesideleverandør. Valget faldt på nemmehjemmesider.dk.

”Det var vigtigt for os at finde en løsning med en nem brugerflade, så vi kan ændre i hjemmesiden uden at skulle vide en masse om html-koder,” uddyber Morten Dam Rasmussen.

Det fælles betalingssystem skal være let at gå til 

Hjemmesiden er koblet sammen med administrations- og bookingsystemet Conventus. Det er der flere årsager til. Blandt andet at foreningerne skal indtaste foreningsoplysninger i Conventus til Viborg Kommune.

”Samtidig skal betalingssystemet være let at gå til for kassererne, og udvalgsformændene skal kunne se, hvad de har brugt af penge. Det giver Conventus mulighed for. Når et udvalg skifter medlemmer, noterer man det i Conventus, og så finder rettelsen selv vej til hjemmesiden. Problemet med hjemmesider er at få dem vedligeholdt, men her er det nemt, fordi systemerne spiller sammen,” siger Morten Dam Rasmussen.

Den tredje gruppe arbejdede med at få en infoskærm op i hallen og på skolen, så børn, unge og voksne kan følge med i, hvad der sker i de tre foreninger. Skærmen i hallen fungerer, mens den anden lader vente på sig, fordi skolen fik travlt på grund af corona. Men det er kun et spørgsmål om tid, før der også hænger en skærm på skolen, vurderer Morten Dam Rasmussen.

Nøglebrikken til fitness dur kun, når der bliver betalt

Den fjerde arbejdsgruppe skulle finde frem til et nøglesystem, så medlemmerne selv kan lukke sig ind i Tjelecentret. Den nød viste sig at være hårdere at knække, end foreningerne havde regnet med.

”Der skulle udvikles software, og det firma, vi hyrede, prioriterede ikke opgaven. Det skete først, da vi for nylig sagde, at hvis ikke de gjorde noget ved det nu, fik de ingen penge. Så blev det klar i løbet af en uge,” fortæller Morten Dam Rasmussen.

De tre foreninger måtte dog gå på kompromis med løsningen. Det var meningen, at systemet skulle omfatte hele Tjelecentret, men det ville blive for dyrt. Så i første omgang er kun døren ind til fitness koblet på. Det er til gengæld essentielt, at denne dør taler sammen med Conventus.

”Tidligere havde vi mange nøglebrikker til fitnesslokalet i omløb. De blev ved med at fungere, selv om folk ikke længere betalte, og det benyttede nogle sig af til fortsat at bruge faciliteterne. Nu får udøverne udleveret en nøglebrik, som ikke længere dur, når deres abonnement udløber, og så må de betale igen for at få adgang,” siger Morten Dam Rasmussen.

Banken gav kassereren en masse arbejde

Det fælles betalingssystem kræver, at de tre foreninger har samme bank med en fælles konto og underkonti til afdelingerne. Det kostede en del papirarbejde.

”Vi måtte sende en masse papirer frem og tilbage, fordi alle bestyrelsesmedlemmer skulle skrive under. Vi skulle også underskrive vores vedtægter og også referatet og regnskabet fra den seneste generalforsamling. Det var ikke en procedure, vi kørte med, men det forlangte banken, så det gav kassereren en masse arbejde,” fortæller Morten Dam Rasmussen.

Foreningerne drøftede, om de skulle oprette et forretningsudvalg, så det kun var en formand, en næstformand og en kasserer, som tegnede den fælles økonomi.

”Det ville gøre det lettere at administrere systemerne og kravene fra banken. Omvendt skulle udvalgene ikke føle sig tilsidesat, så vi valgte at køre videre med den struktur, vi havde i forvejen. Men det betyder, at banken skal have besked, hver gang der skiftes et bestyrelsesmedlem.”

Rart at kontingentet kommer ind før sæsonen

Formanden i fodboldklubben Foulum IF, Kristian Møldrup, glæder sig til at komme i gang med de nye løsninger.

”Nu skal vores spillere betale, samtidig med at de melder sig til, så vi kommer ikke længere til at stå med et par seniorspillere, som har overset girokortet eller slet ikke har fået det, fordi vi har tastet forkert i deres e-mailadresse. Selv om vi ikke har mange skyldnere, er det rart, at kontingentet kommer ind, før vi begynder at bruge af pengene,” siger han og tilføjer, at nye spillere fortsat får lov til at prøvetræne to-tre gange, før de beslutter sig for et medlemskab.

Den ens kontingentstyring vil lette arbejdet i bestyrelsen, vurderer han.

”Vi får lettere ved at se, at kun syv ungdomsspillere på en årgang har meldt sig ind. Så er det dumt at melde et ottemandshold til turneringen. I stedet må vi slå to årgange sammen eller finde sammen med en naboklub om et holdsamarbejde,” siger Kristian Møldrup.

Han har også store forventninger til den infoskærm, der skal hænge på skolen.

”Der er forældre og børn, som aldrig kommer i hallen. Med en tavle på skolen får vi mere information ud om vores hold, og så kan det være, at de får lyst til at være med,” siger Kristian Møldrup og peger på, at skole, indkøbsmuligheder og sportsliv er alfa og omega for, at folk vil slå sig ned i en by som Ørum med knap 2.000 indbyggere.

Næste skridt kan være pay-and-play

Trekløveret af foreninger i Ørum troede, at de kunne løse den samlede opgave på et halvt år, men den har strakt sig over tre gange så lang tid. Alligevel har det været indsatsen værd, mener Morten Dam Rasmussen fra Ørum IF.

”Jeg er slet ikke i tvivl om, at det bliver godt. Vi har haft en fælles vision for de tre foreninger, vi har haft gode arbejdsgrupper, og vores PR er blevet langt bedre. Det kommer til at virke med den fælles flade,” siger formanden.

Nu får hjemmesiden med booking- og betalingssystem lov til at køre i et års tid uden ændringer, men på sigt vil Ørum IF tilbyde pay-and-play i badminton og tennis.

”Det kan også være, at lejere af forsamlingshuset vil booke hallen en lørdag aften, så de kan sende børnene ind til aktiviteter, mens de voksne fester. Derfor må vi se på, om vi skal koble flere døre på låsesystemet,” siger Morten Dam Rasmussen.