Derfor skal bestyrelsen ikke løse opgaver
Er der krise? Så er det tid til at kigge indad og dele opgaverne ud, så I i bestyrelsen får tid til jeres kerneopgave: nemlig at lede.
Har I gravet jer selv ned i et hul af opgaver? Så er det tid til at lede og fordele opgaverne ud på andre hænder.
Foto: Lars Skaaning (arkivfoto)
Er din tallerken fuld? Altså ikke den på spisebordet, men den du bærer på skuldrene på vegne af din forening. Modsat middagstallerkenen skal den ikke rumme lidt af hvert fra kostpyramiden. Den skal tværtimod helst indeholde mest af én ting:
"En bestyrelse skal først og fremmest stå i spidsen. De foreninger, som har klaret sig godt ud af krisen, har ofte formået at fordele opgaverne ud på andre frivillige. Hvis man har hovedet helt nede i opgaven, er det svært at bevare overblikket fra helikopteren, som er bestyrelsens kerneopgave."
3 step til at dele opgaver ud:
- Beskriv den opgave, som skal løses af én udenfor bestyrelsen.
- Arbejd med hele foreningens mindset, så alle ved, at det kræver en fælles indsats at drive en sund forening.
- Vær en synlig bestyrelse og lær medlemmerne at kende. Dermed kan I identificere nye potentielle frivillige, og folk vil gerne hjælpe dig, hvis de ved, hvem du er, og at du selv gør en stor indsats.
Sådan siger foreningskonsulent fra DGI Østjylland Flemming Mølgaard, som de seneste 22 år har rådgivet foreninger i, hvordan de driver en sund forening. Opskriften kan lyde enkel. Men han ved om nogen, at det er lettere sagt end gjort, når der skal uddelegeres opgaver og ansvar.
"Adfærdsændringer tager lang tid, men hvis vi begynder et sted og kontinuerligt arbejder med det – så er foreningen på vej i en retning, som gør det sjovere at drive forening," siger Flemming Mølgaard.
Intet er umuligt for den bestyrelse, som ikke skal gøre det hele selv
Flemming Mølgaard, foreningskonsulent
Det’ samfundets skyld
Sidder man som bestyrelse og både leder og udfører, er det tid til en ændring. Første skridt er, at bestyrelsen finder svaret på, hvorfor trænere, frivillige eller medlemmer ikke står i kø for at være med.
"De fleste vil svare, at det er samfundets skyld, fordi folk har så travlt i dag. Men det er faktorer, som påvirker alle foreninger. Bestyrelsen er nødt til at lokalisere netop deres udfordringer og sætte sig for ikke at være opgaveløser, men derimod få andre til det. Det skal være deres nye mindset."
Helt konkret skal bestyrelsen spørge sig selv: Hvordan får vi andre til at udføre denne opgave? Så skal de identificere de opgaver, som andre ligeså godt eller måske endda bedre kan løse. Og så skal opgaven beskrives, så den er konkret og til at forstå.
"Bestyrelsen skal synliggøre overfor alle, at et medlemskab i klubben er mere end tirsdagstræning eller en times underholdning for din søn. En forening er afhængig af, at mange bidrager. Folk vil også gerne bidrage, særligt hvis de får at vide, at det er lige præcis DIG, vi tror, kan løfte opgaven," siger Flemming Mølgaard.
De nye ad hoc-frivillige
Der er mange frivillige, måske endda flere end nogensinde, siger Flemming Mølgaard. Men de er frivillige i en kortere periode end tidligere. Det gør opgaven med at finde hænder anderledes for bestyrelsen:
"Der er rigtig mange ad hoc-frivillige i dag, som løser en her og nu-opgave. Det kan være som træner en enkelt sæson eller med at sælge lodder i to sæsoner. Netop derfor er det en mere konstant opgave at finde frivillige, for de er der ikke så lang tid ad gangen."
Ledelse er i sin grundform at gøre noget. Og så er en lille sjat mod også sundt at påtage sig som bestyrelse:
"Vi bliver nødt til at være ambitiøse som bestyrelse og tro på, at andre gerne vil være med og gerne vil bidrage. Så spørg dem! Og spørg dem også, hvorfor de måske ikke har lyst til at påtage sig en opgave."
