Foreningens daglige drift skal bare være nem

”Vi har haft rigtig meget fokus på, at kassererens opgave skal være så nem som mulig,” siger Lars Jessen, som er formand for Askov Mudeaters.

Den jyske MTB-forening, som i dag har 275 medlemmer, er landet sikkert efter arbejdet med at vælge og implementere digitale løsninger til foreningens daglige drift. Det gælder løsninger til kommunikation, regnskab, kontingentbetaling og arrangementer. Og i valgene har Lars Jessen hver gang prioriteret det enkle.

Hjemmeside og kommunikation

”Vi stiller ikke de store krav, men har gjort, hvad der var muligt. I starten var vi på jagt efter to ting, dels en hjemmeside, dels et system, der kunne håndtere medlemmer og kontingentopkrævning. Vi havde en gammel hjemmeside, som ingen vedligeholdt. Den var tung og ikke særlig brugervenlig,” siger Lars Jessen og tilføjer:

”Vi blev præsentereret for holdsport.dk og valgte den hurtigt som hjemmeside.”

Men da Lars Jessen skulle flytte medlemmerne over på den nye platform, kunne han se, at den ikke var helt brugervenlig i forhold til ikke holdbaserede aktiviteter.

”Hos os er det nemlig sådan, at man ikke er tilmeldt et fast hold. Et medlem kan være med på flere hold, og man må deltage i alt, hvad man vil. Derfor er det noget rod, når kommunikationen på platformen er linet op til at medlemmerne hører til på ét hold.”

Så Mudeaters’ hjemmeside ligger hos Holdsport, men kommunikation foregår via Facebook, og træninger styres via begivenheder i en lukket facebookgruppe.

Indholdet på mudeaters.dk har Lars Jessen selv opbygget.

”Jeg har ingen særlige forudsætninger for at bygge en hjemmeside, men kiggede på, hvordan andre MTB-klubber havde gjort, og programmet er intuitivt. Den ros skal holdsport.dk have.”

Medlemsoplysninger

I Askov Mudeaters melder nye sig ind via hjemmesiden, hvor de bliver bedt om diverse kontaktoplysninger. De skal udfyldes i en formular, leveret af Podio.com.

”Jeg kiggede efter et system, hvor medlemmerne kunne vedligeholde egne oplysninger,” siger Lars Jessen, men erkender også, at mange ikke får det gjort.

”Vi skal primært bruge kontaktoplysninger på folk, der sidder på udvalgsposter, så det er vigtigst, at deres oplysninger er rigtige, og så lever vi med, at nogle gamle adresser på andre ikke er opdateret.”

Kun to kontingentsatser

Også når det kommer til regnskab og kontingentbetaling har Mudeaters valgt de enkle løsninger.

”Vi har været helt bevidste om at holde det enkelt og gøre det lavpraktisk. Vi bogfører i Excel. Det er nemt at følge med i og nemt at sætte sig ind i. Man skal kun kunne postere og modpostere. Vi har lige skiftet kasserer og opgaven kræver ikke en person, der er specielt regnskabskyndig.”

Kassereren er ikke blot fri for at sætte sig ind i et specifikt program. For at lette kassererarbejdet har Mudeaters også ryddet op i kontingentsatserne.

”Nu har vi to satser, én i forhold det enkelte medlem, og én hvis man er en familie på samme adresse, og så er vi meget stringente i forhold til, hvad folk skal oplyse via Podio.”

Kontingent via mobilepay

Selve kontingentbetalingen foregår via MobilePay.

”Vi opfordrer medlemmerne til at betale på bestemte dage. Hvis mange betaler en dag, så samler systemet indbetalinger og overfører et beløb. Samtidig kopieres navnene på alle, der har betalt, på en gang til kassereren,” siger Lars Jessen.

Kontingentopkrævning har været en af de største knaster i processen.

”Vi ville gerne have haft et system, hvor vi kunne være tilmeldt betalingsservice og få vinget opgaven af med det samme. Men den tid og de penge vi skal bruge på sådan et system, står ikke mål med den tid, vi sparer.”

Nemt med tilmelding

Til gengæld har Lars Jessen fundet et andet system, der har gjort livet nemmere – ikke mindst for Mudeaters’ kasserer. Systemet hedder NemTilmeld og er gratis for foreninger.

”Det er ekstremt nemt. Det letter vores kasserer, når vi har aktiviteter, hvor folk for eksempel skal betale for en sandwich,” siger Lars Jessen.

Eller når et medlem tilmelder sig en tur, betaler og senere fortryder, så foregår tilbagebetalingen via systemet.

”For kassereren er der kun en post. Tidligere gav det rigtig meget ekstra arbejde, når et medlem meldte fra og pengene for aktiviteten skulle flyttes igen.”

Fordel at være med i hele processen

Om hele processen med at vælge digitale platforme siger Lars Jessen:

”Det har været en fordel, at jeg har haft fingrene nede i alle elementer, og også at jeg kunne beslutte, hvilke platforme vi skulle anvende og hvordan det hele skulle fungere.”

Med en medlemsvækst fra 40 til 275 medlemmer på fem år er opgaverne vokset, men med fokus på enkle løsninger har Mudeaters sammensat en palet af digitale løsninger, som også tidsmæssigt er overskuelige.