Ajour med gode bogføringsrutiner

Hvordan skaber bestyrelsen en rutine, så kassereren bliver up-to-date med at bogføre, og det bliver nemmere at færdiggøre årsregnskabet? Det giver Marlene Søndergaard-Nielsen og Pia Nissen, begge fra DGI Køb Kontorhænder, nogle nyttige bud på her. Som medarbejdere i DGI Køb Kontorhænder har de stor erfaring med foreningsadministration og med at rådgive foreninger om regnskab, skat og moms og andre spørgsmål om foreningers økonomi.

Løbende kontering er et ’must’

Før de nyttige tips, giver Marlene Søndergaard-Nielsen og Pia Nissen nogle bud på faldgruber i bogføringsarbejdet.

”En faldgrube for kassereren kan helt klart være, at indkomne bilag ikke bogføres løbende, og at regnskabet ikke bliver afstemt med kontoudtog fra banken. Når bilagene hober sig op, og årsregnskabet rammer, bliver det en træls opgave at være kasserer,” svarer Marlene Søndergaard-Nielsen.

Uanset om kassereren selv står for bogføringen, eller foreningen har hyret DGI Køb Kontorhænder til opgaven, skal regnskabets bankkonti afstemmes med kontoudtog fra banken hver gang, der bogføres. Hvis der er en difference, skal årsagen til uoverensstemmelsen findes.

”Differencen – eller forklaringen, om du vil – skal findes. Den kan stamme fra flere poster i regnskabet, men du skal vide, hvorfor beløbene ikke stemmer,” siger Marlene Søndergaard-Nielsen.

Udskyder man afstemningen den ene gang efter den anden, kan det føre til et uoverskueligt detektivarbejde for kassereren, når årsregnskabet skal laves.

Lidt nysgerrighed kan spare penge

I arbejdet med kontering, er det en gevinst, at kassereren er lidt nysgerrig og interesserer sig for, hvilke konkrete udgifter, der gemmer sig bag bilagene.

”Det er en fordel at sætte sig ind i hævninger på bankkontoen. Der kunne gemme sig et abonnement til noget, som ikke længere er nødvendigt eller ingen i bestyrelsen kender til,” siger Marlene Søndergaard-Nielsen.

Det er dog ikke altid, at kassereren har den fornødne nysgerrighed, fortæller Pia Nissen:

”Vi oplever, at kassererposten for nogle er en påduttet pligt, hvor han eller hun har sagt ja, fordi ingen andre ville tage tjansen. Så har man måske ikke interesse i at undersøge om et abonnement stadig er aktuelt. Men med lidt nysgerrighed, vil kassereren helt naturligt spørge sig selv, ”hvorfor har vi det her?”

Er momsregistrering nødvendig?

”Moms kan være et område, hvor argumentet for at foreningen er momsregistreret kan fortone sig i historien, og at man forbliver momsregistreret fordi man altid har været det,” siger Marlene Søndergaard-Nielsen.

Almenvelgørende foreninger er som hovedregel momsfritaget. Hvis foreningen er momsregistreret, er det en frivillig registrering.

”Foreningsmoms er ikke lige til. Det sker ofte, at foreninger har flere indtægter, hvoraf der skal betales moms, end der er udgifter, hvoraf de kan trække moms hjem. Det gør, at der ved hver momsafregning betales moms,” siger Marlene Søndergaard Nielsen, som opfordrer foreninger, der er momsregistreret til at få gennemgået, om det er nødvendigt, eller om der er grundlag for at afmelde det.

Læs mere om momsregistrering og -fritagelse i foreninger.

Sæt bogføring i kalenderen

Løbende bogføring betyder ikke, at kassereren, skal arbejde hele tiden.

”Regninger skal betales, men ikke hele tiden. Lav en fast rutine!” lyder rådet fra DGI Køb Kontorhænder. Her betaler de en gang om ugen, nemlig hver mandag og så bogfører de løbende med faste intervaller for eksempel hver måned.

Faktisk er det vigtigt for dem, at bogføringsopgaven løses, så den giver kassereren mindst muligt arbejde. Det vender vi tilbage til, men i forhold til at være ajour hedder tommelfingerregel nummer 2 og 3: Vær ajour i mail og up-to-date med bogføring og afstemning op til bestyrelsesmøderne – og sæt økonomi på dagsordenen til alle bestyrelsesmøder.

”Foreningens økonomi er hele bestyrelsens opgave. Bestyrelsen behøver ikke kende alt til økonomien, men de har en vigtig opgave i at følge med,” siger Marlene Søndergaard-Nielsen.

Netop det gavner på to måder:

”Når økonomi er på dagsordenen, anerkender bestyrelsen, at kassereren udfører en stor og vigtig opgave, og kassereren må gerne være lidt stolt over, at økonomien er i orden,” siger Marlene Søndergaard-Nielsen og Pia Nissen supplerer:

”Hvis det halter for kassereren, kan bestyrelsen fange problemerne, inden opgaven hænger ham eller hende ud af halsen.”

Stil krav til oplysninger på udlæg

Det er en god hjælp til kassereren, at han eller hun kun skal have fat i et bilag en gang. Det fordrer en fast rutine fra alle, der har udlæg på foreningens vegne. Derfor er råd nummer 4, at alle, der betaler udgifter på foreningens vegne, skal skrive deres bankkontonummer på deres udlæg.

”Hver gang man skal have penge, skal kontonummeret stå på bilaget. Det er en lille ting, men en stor hjælp, for så skal kassereren ikke selv fremsøge formandens eller trænerens kontonummer, når et udlæg skal refunderes,” siger Marlene Søndergaard-Nielsen.

Vedkommende, der har afholdt udgiften, skal også skrive på bonnen, hvad pengene er brugt til, for så kan bogholderen kontere rigtigt, lyder næste råd, som hurtigt følges op af et ønske om, at udlæg skal sendes til kassereren umiddelbart efter at udgiften er afholdt.

Et konkret forslag fra Pia og Marlene, er, at foreninger som supplement til oplysninger på bilagene laver en bilagsforside med et skema til de påkrævede oplysninger. Bilagsforsiden afleveres til kassereren udfyldt med bilaget hæftet på.

Årets gang og god dialog med kommunen

Der er også hjælp at hente fra den kommunale fritids- og foreningsmedarbejder, som er en vigtig samarbejdspartner, både når det gælder påmindelser om tidsfrister, tilskud og lokaleansøgning.

”Typisk er man godt hjulpet til de kommunale ansøgningsfrister ved at være på maillisten hos kommunen,” lyder et afsluttende råd fra Marlene Søndergaard-Nielsen.

Få overblik over navne- og adresseændringer i artiklen Tjekliste til den nye kasserer.