Årshjul styrker overblikket over foreningens aktiviteter

Med 1.500 kampe om året plus camps, stævner, fællesspisninger og andre sociale aktiviteter kan det være svært at få overblik over, hvad det er relevant at deltage i for den enkelte spiller i Ikast KFUM Volleyball. Men nu hjælper klubben medlemmerne på vej.

”I volleyverdenen er vi en stor klub med mange hold fra kids til seniorer i ligaen for både kvinder og herrer, så vi har brug for et system til at holde styr på vores kampe, stævner, camps og sociale aktiviteter. Udfordringen har været, at hvis man skal føre mange kalendere sammen, skal man taste meget, og det er ikke holdbart,” siger klubbens formand, Erik Kreuzfeldt.

Slipper for tasteri

Klubbens frivillige slipper for en masse tasteri på computeren, når de bruger årshjul i systemet Plandisc. Et årshjul kan opbygges med forskellige ringe, så man visualiserer aktiviteterne dels på det enkelte hold, dels på tværs af foreningen, når en aktivitet er relevant for flere andre end for eksempel seniorspillerne.

”Vi kommer til at have 19 årshjul, som interagerer med hinanden. Der bliver et hjul for bestyrelsen og et for hvert hold, hvor holdets kampe bliver lagt ind. Spillerne vil også kunne se, hvornår der er camps, DM og sociale aktiviteter som fællesspisning i klubben. Det hele bliver styret ud fra ét hjul, så når man skal rette noget, skal man kun gøre det ét sted. Ellers bliver det for tungt,” siger Erik Kreuzfeldt.

Det samme ville én kalender for hele klubben være.

”Vi har 500 kampe om året, men den enkelte spiller skal kun deltage i 30 af dem, og de kampe vil drukne i en fælles kalender. Desuden er seniorspillerne ligeglade med, hvornår der er DM eller camps for ungdomshold.”

Frivillige får en fælles vidensbank

Erik Kreuzfeldt stødte på Plandisc på et DGI-kursus for frivillige, hvor instruktørerne lagde bilag til de enkelte kursusgange ind i systemet. Det vakte hans interesse.

”Det virkede smart. Jeg havde fri dagen efter og tog i sommerhus, og i løbet af natten satte jeg en grundmodel op i den gratis version for at se, om vi kunne bruge det i vores kontekst. Det viste sig, at vi et par gange senere lærte om Plandisc på kurset, men det vidste jeg ikke på det tidspunkt,” fortæller formanden.

Virkede uoverskueligt

Faktisk havde han tidligere set på Plandisc, men dengang syntes han, at systemet virkede uoverskueligt.

”Måske skyldtes det, at vi ikke havde behov for systemet på det tidspunkt, eller også er det blevet nemmere at gå til. Man uploader via et regneark, og det gør det nemt at lægge informationer ind,” siger Erik Kreuzfeldt.

Ikast KFUM Volleyball vil også bruge Plandisc til at lagre viden. Det skal gøre det lettere for nye frivillige at komme i gang med arbejdet.

”Vi vil for eksempel gemme dokumenter om, hvordan vi har opbygget strukturen omkring vores camps. Lige nu ligger den viden på mange computere, men ved at samle det i et fælles system, bliver det lette at få adgang til, når en ny frivillig skal overtage ansvaret for den opgave.”

U15-træneren skal kun rette i U15-årshjulet

Når ligaholdene spiller, skal andre hold i klubben stille med officials og boldtrillere. Den del bliver også lettere, vurderer Erik Kreuzfeldt.

”I gamle dage kørte Tove rundt til holdlederne og smed en seddel i postkassen for at minde dem om, at deres hold skulle stille med boldtrillere. Fremover får de automatisk en mail en uges tid før, fordi vi har sat det op fra sæsonens start, hvem der skal sørge for boldtrillere til de forskellige kampe. Flytter vi en kampdato, får holdlederen stadig besked ugen inden. Det kører pr. automatik.”

Vedligehold ligger hos flere

Opgaven med at vedligeholde årshjulene ligger hos den, der er ansvarlig for en aktivitet. For eksempel lægger sekretæren bestyrelsesmøderne ind i årshjulet, og lederen af fællesspisningerne sørger for den del.

”Vores kampkoordinator står for kampene, men hvis en træner bliver ringet op af en modstander, som vil have flyttet en kamp, kan træneren logge sig ind og placere kampen en anden dato. Mange får adgang til at ændre i årshjulene, men U15-træneren skal kun rette i U15-årshjulet, for det interagerer med klubbens fælleshjul. På samme måde bliver en ændring i fællesspisningen automatisk rettet på samtlige hjul,” forklarer Erik Kreuzfeldt.

I praksis laver klubben ikke et årshjul for et år ad gangen, men opretter aktiviteter i årshjulene, efterhånden som de bliver planlagt.

”Vores påskecup ligger selvsagt altid i påsken, så her ændrer vi bare datoerne fra år til år.”

Visualiseringen kan få flere til at dukke op

Erik Kreuzfeldt har præsenteret en prototype for bestyrelsen, og nu er klubben nået til udførelsen, hvorefter den kan præsentere systemet for trænere, spillere og forældre.

”Vi mangler kun at få lagt kampene ind. Det står en af trænerne for, og han er ikke helt i mål endnu,” siger formanden.

Han arbejder med it i en webshop, så han er måske ikke den rette til at svare på, om det kræver særlige it-kompetencer at bruge årshjulene i Plandisc. Men han prøver alligevel.

”Der er nok nogle fra DGI-kurset, som vil sige, at det kræver it-kompetencer at sætte Plandisc op, men der er lavet flere instruktionsvideoer, så hvis man bruger tid på at sætte sig ind i det, kan man lave interaktion mellem hjulene. Det kan de fleste lære, når de er vant til at bruge en pc,” siger han.

Trænerne kan oprette aktiviteter 

Det bør heller ikke volde trænerne problemer at oprette en aktivitet eller ændre en eksisterende.

”Man går ind i sit årshjul, trykker på kampen og retter datoen, og så er det klaret. Det er lige så let som at rette i kalenderen på telefonen.”

Selv har Erik Kreuzfeldt store forventninger til, at medlemmerne i Ikast KFUM Volleyball snart kan navigere i årshjul på klubbens hjemmeside, åbne aktiviteter og se vedhæftede filer som for eksempel et stævneprogram.

”Vi har helt sikkert medlemmer, som ikke ved, hvor mange aktiviteter vi har, så vi håber at få flere med til vores sociale aktiviteter, når vi visualiserer, hvad der sker i klubben. Der kan også være forældre til kids-spillere, som får øje på, at vi har ligahold, som de så får lyst til at se spille,” siger Erik Kreuzfeldt.