Sådan skaber din forening en attraktiv generalforsamling
Ikke færre end 50 håndboldspillere dukkede op til årets generalforsamling i JAI en kold fredag aften i februar. Det var flere end til deres julefrokost sidste år. Hvordan lykkedes det?
Debatlyst efter udvalgenes beretninger ved JAI Håndbolds generalforsamling 2019.
Foto: Anna Dunø Madsen
Bestyrelsen i JAI håndbold har ved dette års generalforsamling kortet ned på tunge punkter som for eksempel økonomi. I stedet har de krydret aftenen med humoristiske indslag og føjet en debat til dagsordenen for at skabe et rum for, at medlemmernes synspunkter kan blive hørt.
”Det er rigtig svært at gennemskue, om og hvis medlemmerne går rundt og er utilfredse med noget. Derfor vil vi med debatten forsøge at skabe et rum, hvor det er helt legitimt at komme med sine synspunkter på forskellige emner, vi har valgt på forhånd,” fortæller Sophie Phil, formand i JAI Håndbold.
Også medlemmerne synes, debatten er en god ide.
Jeg er her, fordi jeg gerne vil høre lidt mere om klubben, baggrunden og hvilke problemer, der er, som man eventuelt kan være med til at løse.
Morten Martinsen, førstegangs-deltager
”Det er et spændende tiltag, fordi det giver alle en chance for at blive hørt, og det åbner op for at diskutere det, der lige falder ind i løbet af aftenen,” siger Rikke Mouridsen, der er med til sin femte generalforsamling i JAI.
5 råd til at få flere til at komme
- Tidspunkt og timing: Læg for eksempel generalforsamlingen i forbindelse med et andet arrangement. Det gør det nemmere at deltage.
- Inddrag medlemmerne: Luk op for debat, giv medlemmerne en chance for at blive hørt, eller inddrag dem på anden vis i generalforsamlingen
- Gør mødet til et socialt arrangement: Arranger for eksempel fællesspisning eller giv en skrub-af-øl efter arrangementet.
- Kommunikation: Brug forskellige kanaler til at promovere generalforsamlingen; hjemmeside, Facebook, træninger osv. Kommunikation skal vise, at mødedeltagerne får noget ud af at komme.
- Gør generalforsamlingen interessant: Sjove og anderledes indslag kan give en god oplevelse og lyst til at deltage næste år og også til at opfordre andre til at komme. Undgå at trække alle punkter i langdrag.
Kommunikationsudvalg promoverer generalforsamlingen
Bestyrelsen har i lang tid og mange gange opfordret klubbens medlemmer til at komme til generalforsamlingen både til træning og på Facebook, men JAI Håndbold har også et andet es i ærmet.
Aarhusforeningen har et kommunikationsudvalg, og de har spillet en stor rolle i at skabe debat og interesse for generalforsamlingen op til dagen.
”Vi har lagt stor vægt på at promovere generalforsamlingen på en humoristisk måde, så det ikke bliver opfattet som en pligt at komme, men at det faktisk er et sjovt og socialt arrangement. Vi har blandt andet lavet valgplakater og sjove videoer fra julefrokosten, som vi løbende har delt på Facebooksiden,” fortæller Alex Karlsen, formand i kommunikationsudvalget.
Den attraktive generalforsamling er vigtig
I et udviklingsforløb med DGI satte JAI Håndbold flere mål. Et af dem var at gøre det attraktivt for medlemmerne at deltage i generalforsamlingen.
”Vi har arbejdet med at gøre generalforsamlingen mere attraktiv, fordi det er rigtig vigtigt, at der kommer mange. Jo flere der kommer, jo flere meninger har vi også mulighed for at høre. Det giver et bredere billede og forhåbentlig forståelse for foreningen,” siger Sophie Phil.
Det er i den grad lykkedes at gøre generalforsamlingen attraktiv. I år deltog flere i generalforsamlingen end til sidste års julefrokost. Blandt de 50 deltagere var både nye og ’gamle’ deltagere, der alle var positivt stemt over for arrangementet.
”Jeg er her, fordi jeg gerne vil høre lidt mere om klubben, baggrunden og hvilke problemer, der er, som man eventuelt kan være med til at løse. Og så forventer jeg, at det bliver en hyggelig aften, hvor jeg også kan lære nogle fra de andre hold at kende lidt bedre,” fortæller Morten Martinsen, der er med til sin første generalforsamling hos JAI.
