Mange foreninger har svært ved at trække folk med til generalforsamlingen og sidder fast i, at man skal igennem en række formelle punkter. Derfor kan det være svært at nytænke generalforsamlingen, og ”plejer” får ikke flere nye med.

Men selvom der er krav om en række punkter, I skal igennem, kan I sagtens nytænke rammerne for aftenen. Foreningskonsulent i DGI Østjylland, Flemming Mølgaard rådgiver ofte foreninger om deres generalforsamlinger. Når han taler med bestyrelser, er hans første spørgsmål altid, om deres generalforsamling er formel eller reel.

"Det er i virkeligheden det, det drejer sig om. Hvis I skal lave en reel generalforsamling, skal jeres medlemmer rent faktisk have indflydelse. Så er mødet det vigtigste møde for foreningen i hele året, og så skal I altså investere i det med tid, planlægning, forberedelse og opfølgning," siger Flemming Mølgaard.

Se fremad i stedet for bagud

For at få folk til at komme er det første råd fra Flemming, at indkaldelsesfristen er mindst 6 uger, så folk har tid til at få det i kalenderen, og så foreningen samtidig har god tid til at planlægge og forberede.

Når I indkalder, kan I samtidig sørge for, at der er noget på spil. Undersøg blandt medlemmerne, hvad der rører sig, og hvad de synes, der skal gøres i foreningen, så I kan sætte det på dagsordenen. På den måde bringer I fremtiden i spil og giver medlemmerne mulighed for at få indflydelse.

"De fleste bruger størstedelen af tiden på generalforsamlingen til at se bagud og se, hvad regnskabet siger og få formandens beretning. I stedet skal I se fremad, for eksempel med et budget eller en investering med nogle penge, som I til generalforsamlingen skal finde ud af, hvad de skal bruges til. Det er ofte noget, som medlemmerne har en holdning til," siger Flemming Mølgaard.

For at få endnu flere med til generalforsamlingen, kan I have nogle ambassadører, der skal sørge for at få mindst fem personer med. Det kan være nøglepersoner i foreningen, som personligt skal invitere nogle medlemmer til at komme, på samme måde som mange prikker folk personligt på skulderen, når der skal skaffes nye frivillige.

Det er også vigtigt, at bestyrelsen er godt forberedt.

"Bestyrelsen skal have holdet på plads. Altså, at I har fundet kandidater til posterne, og at det står i indkaldelsen, hvem der stiller op til hvilke poster. På den måde kan folk se, at de ikke behøver at være bange for at komme, hvis de frygter, at de bliver tvunget til at stille op til en post."

Deltagerne skal have en god oplevelse

Når selve generalforsamlingen skal foregå, gælder det om at gå efter at lave en lækker generalforsamling, hvor dem, der er med, får en super oplevelse. Her er lavpraktiske ting som indretning af lokalerne, og at bestyrelsen giver hånd til alle og byder velkommen, essentielle.

"Lokaler, indretning af lokaler og bordopstilling er faktisk utrolig vigtigt for, hvordan en generalforsamling opfattes. Man skal sidde godt, og der skal være en ordentlig betjening. Folk skal simpelthen synes, at det er værd at komme til og bruge sin tid på," siger Flemming Mølgaard.

Det er også vigtigt at inkludere folk til generalforsamlingen, så de ikke blot er med som publikum. I kan for eksempel lave workshops, gruppearbejde eller lignende, så folk på den måde kan komme til orde.

Derudover kan det trække folk til at have et relevant oplæg fra en ekstern oplægsholder.

"Jeg har været i en fodboldklub, hvor de fik en Superliga-træner til at holde oplæg. Oprindelig ville de have lagt oplægget en anden dag end til generalforsamlingen, men jeg foreslog, at de gjorde det til en del af generalforsamlingen. På den måde er der måske nogen, der kommer for oplægget og så også får en god oplevelse ved at være med til generalforsamlingen," siger Flemming Mølgaard.

Dirigenten er den vigtigste person

For at generalforsamlingen kan forløbe godt, er det vigtigt at have en god dirigent, der både kan de foreningstekniske spilleregler og kender vedtægterne ud og ind.

"Ved en generalforsamling er dirigenten den vigtigste person for at få mødet til at fungere, og derfor skal I vælge en person, der virkelig har indsigt i, hvad der foregår. Dirigenten skal have forberedt sig sammen med bestyrelsen om, hvor problemstillingerne er og vide, hvornår man skal gå videre – og så må dirigenten også gerne kunne lette stemningen med humor i ny og næ," siger Flemming Mølgaard.

Efter generalforsamlingen skal de vigtigste budskaber fra aftenen om, hvem der blev valgt, og hvad der blev vedtaget formidles ud i verden. Dermed gør i et stykke forarbejde til næste års generalforsamling. Ved at vise, hvor god en aften I har haft, og hvad folk er gået glip af, så de kommer næste år.

"Præsenter de nye folk, og hvad de vil med foreningen fremadrettet. Og lav en stemningsberetning, der viser, hvor fed en aften det var at være med til, så folk får lyst til at deltage næste år."

Tænk i tre faser, når I vil tiltrække flere til generalforsamlingen

Før:

Hvad er det sket i foreningen op mod generalforsamlingen, der kan inddrages og gøre aftenen mere aktuel?
Hvordan formidles selve indkaldelsen? Kan I reklamere for generalforsamlingen nye steder?
Vælg nogle ambassadører, der personligt skal sørge for at få fem medlemmer med hver

Under:

Punkter på dagsordenen er bestemt af vedtægterne, men flere af disse kan udføres på en anderledes måde, for eksempel: Hvordan laves formandens beretning? Hvilke indkomne forslag skal behandles? Hvad gemmer sig under punktet ’eventuelt’?
Involver folk med workshops, så de ikke blot er publikum, men har mulighed for at komme til orde
Læg et spændende arrangement oveni generalforsamlingen, for eksempel et oplæg med en ekstern

Efter:

Hvordan formidler I budskaber om, hvem der blev valgt, og hvad der blev vedtaget?
Hvad sættes i gang allerede nu, så næste års generalforsamling bliver endnu federe og får endnu flere til at komme?

Generalforsamlinger er ikke mejslet i sten